Hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Chi tiết: Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận khác tỉnh. Thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế, thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở KH&ĐT. Lưu ý và các công việc sau khi thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh.

I. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư 86/2024/TT-BT, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh mặc dù có nhiều điểm tương đồng với thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Tuy nhiên, thủ tục này có phần phức tạp hơn vì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế, thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, trả con dấu và khắc lại con dấu… Do đó, tại bài viết này Luật Tín Minh sẽ chia sẻ chi tiết về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh để doanh nghiệp dễ dàng tham khảo.

II. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Khoản 1 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính công ty sang quận, tỉnh khác sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Do đó, doanh nghiệp khi chuyển địa chỉ công ty sang quận khác hoặc tỉnh khác thì cần làm thủ tục thông báo với cả Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) và Cơ quan quản lý thuế.

Cụ thể quy trình thay đổi địa chỉ công ty, trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh sẽ bao gồm 3 bước sau:

• Bước 1: Chốt thuế chuyển quận/tỉnh tại Chi cục Thuế cũ.
• Bước 2: Thay đổi giấy phép kinh doanh (cụ thể là thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh) tại Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp chuyển đến.
• Bước 3: Làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Chi tiết từng bước thủ tục như sau:

1. Thủ tục chốt thuế chuyển quận/tỉnh với Chi cục Thuế quận/tỉnh cũ

Doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ Chi cục Thuế cũ để kiểm tra và hoàn thành các nghĩa vụ thuế. Đồng thời, doanh nghiệp thực hiện các công việc sau để hoàn tất thủ tục chốt thuế chuyển quận/tỉnh, cụ thể: 

• Bổ sung, hoàn thiện đầy đủ các loại hồ sơ khai thuế còn thiếu.
• Nộp đầy đủ các khoản thuế, tiền phạt, khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.
• Đề nghị hoàn trả số tiền thuế, các khoản thu khác đã nộp thừa.
• Nộp công văn hủy chứng từ khấu từ thuế TNCN nếu doanh nghiệp có mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy và vẫn chưa sử dụng hết khi chuyển sang quận/tỉnh khác.

Tiếp đó, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ xin chuyển quận/tỉnh nộp về Chi cục Thuế cũ.

Chi cục Thuế sẽ giải quyết hồ sơ chốt thuế chuyển quận/tỉnh của doanh nghiệp trong vòng từ 10 - 15 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục chốt thuế thì Chi cục Thuế sẽ ra thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC).

Lưu ý:

• Theo quy định, doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh khác làm thay đổi cơ quan quản lý thuế thì không phải làm thủ tục quyết toán thuế. Tuy nhiên, trong thực tế một số  tỉnh thành vẫn yêu cầu phải quyết toán thuế trước khi chuyển đi. Vì thế, để chắc chắn, doanh nghiệp nên liên hệ với cán bộ Chi cục Thuế để hỏi rõ về vấn đề này.
• Doanh nghiệp cần làm thủ tục chốt thuế chuyển quận/tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi.
• Chỉ khi nhận được “Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm” từ Chi cục Thuế thì doanh nghiệp mới được tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh tại Sở KH&ĐT

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh nộp trực tiếp về Bộ phận Một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp sẽ chuyển đến hoặc nộp online tại Cổng thông tin quốc gia.

➧ Hồ sơ cần chuẩn bị: 

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xét duyệt hồ sơ và trả kết quả:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do hồ sơ không hợp lệ, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ. 

3. Thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến

Vì thay đổi địa chỉ công ty sang quận/tỉnh khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan quản lý thuế, do đó doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế ở địa chỉ mới.

➧ Thời gian thực hiện thủ tục: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được mẫu 09-MST (kết quả doanh nghiệp nhận được tại bước 1).

➧ Hồ sơ cần chuẩn bị:

Lưu ý:

Tùy vào tỉnh thành mà cơ quan thuế sẽ có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ, hồ sơ khác do vậy, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến để chuẩn bị đúng các loại giấy tờ cần thiết.

➣ Tham khảo thêm: 

• Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.
• Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.
• Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh.

III. Lưu ý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận, khác tỉnh

1. Chọn địa chỉ tại quận/tỉnh mới để đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa chỉ công ty mới ở những nơi có giao thông thuận lợi, đầy đủ tiện nghi phù hợp với chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp lưu ý không đặt địa chỉ trụ sở ở những khu chung cư, nhà tập thể chỉ có chức năng để ở mà không có chức năng thương mại.

2. Thời hạn nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty 

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi địa chỉ sang quận/tỉnh khác, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu không thông báo hoặc thông báo quá thời hạn thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Cụ thể tại Điều 49 Nghị định 122/2021/NĐ-CP có quy định về mức phạt đối với hành vi vi phạm về việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty (thay đổi nội dung trong giấy phép kinh doanh) như sau:

• Phạt cảnh cáo: Nếu quá hạn từ 1 - 10 ngày.
• Phạt tiền từ 3.000.000 - 5.000.000 đồng: Nếu quá hạn từ 11 - 30 ngày.
• Phạt tiền từ 5.000.000 - 10.000.000 đồng: Nếu quá hạn từ 31 - 90 ngày.
• Phạt tiền từ 10.000.000 - 20.000.000 đồng: Nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên.
• Phạt tiền từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng: Nếu không thông báo.

IV. 5 việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Trong quá trình thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận, tỉnh khác, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh bị xử phạt hành chính không đáng có:

1. Trả lại con dấu cũ và khắc con dấu mới

• Đối với những doanh nghiệp sử dụng con dấu pháp nhân cũ do cơ quan công an cấp thì cần tiến hành trả lại con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu cho cơ quan công an.
• Vì con dấu hiện tại của doanh nghiệp đang thể hiện thông tin ở địa chỉ cũ, do đó khi chuyển sang địa chỉ mới doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại con dấu mới.

2. Đặt biển hiệu mới và treo tại công ty

Doanh nghiệp cần làm lại bảng hiệu thể hiện địa chỉ công ty mới và treo tại trụ sở chính và các đơn vị phụ thuộc của công ty.

3. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Hiện tại, doanh nghiệp không cần phải chốt hóa đơn, thông báo hủy hóa đơn và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chuyển địa chỉ sang quận/tỉnh khác.

Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì cần:

• Kê khai và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế tại quận/tỉnh mới.
• Kế toán viên của doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để hỗ trợ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn hoặc tự tiến hành kê khai và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Lưu ý:

Trong suốt quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận, tỉnh khác doanh nghiệp không được phép xuất hoá đơn.

4. Thực hiện thủ tục chuyển BHXH sang quận/tỉnh khác

Trước khi chuyển địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần: 

• Thực hiện thủ tục báo giảm BHXH, BHYT, BHTN và chốt sổ BHXH đối với cơ quan BHXH tại địa chỉ cũ.

Sau khi chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp cần:

• Thực hiện thủ tục báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH tại địa chỉ mới.

5. Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty với các bên liên quan

Khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận/tỉnh khác thì doanh nghiệp sẽ cần thông báo với các bên liên quan như ngân hàng, đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử, chữ ký số, khách hàng, đối tác… để họ cập nhật thông tin và không gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh.

— 

Trên thực tế, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận/tỉnh khác tương đối phức tạp và có liên quan đến nhiều thủ tục pháp lý khác. Do đó nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và muốn tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục thì có thể tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh của Luật Tín Minh.

➨ Phí dịch vụ chỉ từ 500.000 đồng. Với mức phí này, Luật Tín Minh sẽ thay doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết, cụ thể:

• Tư vấn các quy định về việc chuyển địa chỉ trụ sở công ty.
• Thay doanh nghiệp soạn thảo, hoàn thiện bộ hồ sơ và nộp tại Sở KH&ĐT.
• Theo dõi hồ sơ và làm việc trực tiếp với Sở KH&ĐT đến khi hoàn thành thủ tục.
• Nhận và bàn giao Giấy phép kinh doanh mới, con dấu công ty (nếu có) tận nơi theo yêu cầu.
• Hỗ trợ tư vấn các thủ tục pháp lý có liên quan khi thay đổi địa chỉ công ty.

➨ Thời gian hoàn thành dịch vụ và bàn giao kết quả: Trong khoảng từ 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông tin đầy đủ từ doanh nghiệp.

Bạn liên hệ Luật Tín Minh theo số hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.

➣ Xem chi tiết: Phí thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh.

V. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh được thực hiện như thế nào?

Quy trình thay đổi đăng ký địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh được thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Thực hiện chốt thuế chuyển quận/tỉnh tại Chi cục Thuế cũ.
• Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh tại  Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp chuyển đến.
• Bước 3: Thực hiện thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới chuyển đến.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận khác tỉnh.

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ thay đổi trụ sở chính công ty gồm các thành phần giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi địa chỉ công ty.
• Quyết định và bản sao biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 TV trở lên.
• Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty TNHH 1 TV.
• …

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận khác tỉnh.

3. Thủ tục chốt thuế chuyển quận/tỉnh thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp cần kiểm tra và hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế quận/tỉnh cũ. Tiếp đó, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chốt thuế chuyển quận/tỉnh và nộp về Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Sau khoảng 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Chi cục Thuế sẽ ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) cho doanh nghiệp.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục chốt thuế chuyển quận.

4. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận có làm thay đổi cơ quan quản lý thuế không?

Có. Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

5. Có cần khắc lại con dấu khi chuyển địa chỉ công ty khác quận/tỉnh không?

Thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh khác thì doanh nghiệp cần phải khắc lại con dấu công ty.

6. Cần lưu ý gì khi thay đổi trụ sở công ty khác quận/khác tỉnh?

Khi thay đổi trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh, doanh nghiệp cần lưu ý 2 vấn đề sau:

• Chọn địa chỉ công ty đúng quy định pháp luật.
• Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty đúng thời hạn.

➣ Xem chi tiết: Lưu ý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận khác tỉnh.

7. Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?

Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc dưới đây sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

• Trả lại con dấu cũ và khắc con dấu mới.
• Đặt biển hiệu mới và treo tại công ty.
• Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử.
• Thực hiện thủ tục chuyển BHXH sang quận/tỉnh khác.
• Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty với các bên liên quan.

➣ Xem chi tiết: Việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận khác tỉnh.

8. Trong thời gian chuyển quận có được xuất hóa đơn không?

Trong suốt quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận, tỉnh khác doanh nghiệp không được phép xuất hoá đơn.

— 

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.