Hồ sơ, thủ tục đăng ký Thành Lập Văn Phòng Đại Diện - Mới

Văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, có mẫu tải? Quy trình thủ tục mở văn phòng đại diện? Thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần làm.

I. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.

II. Tìm hiểu về văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 và điểm b khoản 4 Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC, văn phòng đại diện (VPĐD) được quy định như sau:

• Là đơn vị phụ thuộc của công ty/doanh nghiệp.
• Có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để bảo vệ các quyền và lợi ích cho doanh nghiệp.
• Không có chức năng kinh doanh (tức không hoạt động vì mục đích sinh lời), chỉ hỗ trợ doanh nghiệp mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh.
• Có mã số riêng 13 chữ số, không có tư cách pháp nhân và không bắt buộc phải có con dấu.

➣ Tham khảo thêm:

• Văn phòng đại diện là gì, chức năng của VPĐD?
• So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty.

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về:

1. Ngành nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện

Do VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp cho nên ngành nghề đăng ký kinh doanh của VPĐD sẽ phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Tên của văn phòng đại diện

• Phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” + tên doanh nghiệp.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái W, Z, J, F, chữ số và các ký hiệu.
• VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài (được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh) hoặc tên viết tắt (viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài).
• Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do VPĐD phát hành.

Ví dụ: Văn phòng đại diện công ty TNHH 123.

3. Người đứng đầu văn phòng đại diện

• Có đủ năng lực hành vi dân sự và từ đủ 18 tuổi trở lên.
• Phải được quyết định và bổ nhiệm bởi công ty theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi.
• Có thể là thành viên, cổ đông góp vốn, giám đốc theo đúng quy định pháp luật.
• Không được cùng lúc đảm nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ đó hoặc công ty mẹ khác và không được giữ chức vụ trưởng chi nhánh của cùng/khác công ty mẹ.
• Không được là người diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế của tổ chức kinh tế khác.

4. Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện

• Phải thuộc lãnh thổ Việt Nam.
• Có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, bao gồm các thông tin: số nhà, hẻm, ngách, ngõ phố, phố, thôn hoặc đường, ấp, xóm, phường, xã, thị xã, thị trấn, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Không được nằm trong khu vực nhà chung cư, nhà tập thể chỉ có chức năng để ở.
• Có đủ giấy tờ như hợp đồng thuê (nếu trụ sở chính do VPĐD thuê) hoặc sổ đỏ (nếu trụ sở chính là nhà riêng) để chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp.

III. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

2. Quy trình thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện

Để thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện, bạn tiến hành theo 3 bước mà Luật Tín Minh chia sẻ dưới đây:

➨ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Bạn chuẩn bị 1 bộ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty như Luật Tín Minh đã chia sẻ ở trên.

➨ Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT)

Bạn nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến Sở KH&ĐT theo 1 trong 3 cách thức sau:

Lưu ý:

Nhiều tỉnh, thành như Bình Dương, Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh… hiện không còn tiếp nhận hồ sơ bản giấy, chỉ tiếp nhận hồ sơ thành lập văn phòng đại diện qua mạng. Do đó, để không mất thời gian, bạn cần liên hệ xác nhận trước với cơ quan đăng ký kinh doanh về cách thức nộp hồ sơ.

➨ Bước 3: Chờ nhận kết quả

Trong khoảng 3 – 5 ngày làm việc, kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ, Sở KH&ĐT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ như sau:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Sở KH&ĐT sẽ ra văn bản thông báo, hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hồ sơ thành lập VPĐD. Sau khi bổ sung, sửa đổi, bạn tiến hành nộp hồ sơ lại từ đầu.

Lưu ý:

Đối với trường hợp thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, yêu cầu về điều kiện, hồ sơ và thủ tục sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Do đó, để biết chi tiết về quy trình mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài, bạn tham khảo bài viết: Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

➣ Tham khảo thêm:

• Thủ tục thành lập chi nhánh công ty.
• Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh của công ty.

IV. 5 thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần làm

Để văn phòng đại diện có thể đi vào hoạt động chính thức một cách hợp lệ, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thành 5 đầu việc quan trọng sau:

1. Làm bảng hiệu VPĐD và treo tại địa chỉ đã đăng ký.
2. Khắc con dấu VPĐD (nếu doanh nghiệp yêu cầu hoặc trong điều lệ công ty quy định).
3. Thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại VPĐD.
4. Nộp tờ khai thuế môn bài theo thời hạn quy định, chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập.
5. Nộp lệ phí môn bài:
   • Doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Nếu VPĐD của doanh nghiệp được thành lập trong thời gian này thì VPĐD cũng được miễn lệ phí môn bài.
     Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 25/05/2025 và trong năm 2025 công ty mở thêm VPĐD thì VPĐD cũng sẽ được miễn lệ phí môn bài trong cả năm 2025.
   • Mức lệ phí môn bài của VPĐD là 1.000.000 đồng/năm.

Lưu ý: Doanh nghiệp sẽ thay văn phòng đại diện thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT, thuế TNCN tập trung tại công ty.

V. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp tại Luật Tín Minh

Nhìn chung, yêu cầu về hồ sơ, thủ tục, quy trình mở văn phòng đại diện cho doanh nghiệp không quá phức tạp. Song, để tiết kiệm công sức cũng như hạn chế tối đa các phát sinh về mặt thời gian, chi phí trước và sau khi thành lập VPĐD, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ mở văn phòng đại diện tại Luật Tín Minh.

• Chi phí trọn gói: Chỉ từ 700.000 đồng, với mức phí này, Luật Tín Minh sẽ hỗ trợ tư vấn, kiểm tra từ A – Z các thông tin pháp lý có liên quan cũng như thay bạn hoàn thành mọi thủ tục cần thiết.
• Thời gian bàn giao giấy phép thành lập văn phòng đại diện: Từ 5 - 7 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận thông tin cần thiết từ khách hàng.

Sử dụng dịch vụ, bạn chỉ cần cung cấp 3 thông tin đơn giản sau: 

• MST của công ty.
• Địa chỉ đăng ký đặt văn phòng đại diện.
• Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (ảnh chụp).

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện.

VI. Các câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện công ty

1. Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?

Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện về quyền và lợi ích của doanh nghiệp, có mã số riêng 13 chữ số. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, chỉ hỗ trợ công ty mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ mở văn phòng đại diện gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty.
• Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp về việc thành lập VPĐD của: Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/chủ sở hữu công ty.
• …

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

3. Quy trình thành lập văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào?

Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như Luật Tín Minh chia sẻ.
• Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT.
• Bước 3: Chờ nhận giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện từ 3 - 5 ngày làm việc.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

4. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Sau khi có giấy phép hoạt động thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành 5 thủ tục sau:

• Làm bảng hiệu VPĐD và treo tại địa chỉ đã đăng ký.
• Khắc con dấu VPĐD doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp yêu cầu hoặc trong điều lệ công ty quy định).
• Thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại VPĐD.
• Nộp tờ khai thuế môn bài theo thời hạn quy định.
• Nộp lệ phí môn bài.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện.

5. Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty?

Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện là nơi tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

6. Thời hạn xử lý hồ sơ mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp là bao lâu?

Sở KH&ĐT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong khoảng 3 – 5 ngày làm việc, kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

7. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp, vì vậy VPĐD không có tư cách pháp nhân.

8. Điều kiện mở văn phòng đại diện công ty là gì?

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về:

• Ngành nghề đăng ký kinh doanh của văn phòng đại diện.
• Tên của văn phòng đại diện.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện

➣ Xem chi tiết: Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

9. Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Luật Tín Minh là bao nhiêu?

Luật Tín Minh cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp với phí trọn gói chỉ từ 700.000 đồng, bàn giao kết quả sau khoảng 3 ngày làm việc.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 để được hỗ trợ nhanh chóng.