Hồ sơ & thủ tục giải thể, đóng mã số thuế văn phòng đại diện

Các lý do cần giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và giải thể văn phòng đại diện - Tải mẫu miễn phí.

I. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư 86/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.

II. 4 trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện (VPĐD)

Doanh nghiệp cần làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện (hay còn gọi là chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện) nếu thuộc 1 trong 4 trường hợp sau: 

1. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo quyết định của doanh nghiệp/công ty. Trường hợp này sẽ có 2 lý do, cụ thể như sau:
   • Văn phòng đại diện giải thể do công ty mẹ giải thể.
   • Văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả nên phải giải thể để giảm bớt gánh nặng tài chính.
2. Giải thể do công ty không thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện được ghi trong giấy phép đã hết hiệu lực).
3. Giải thể do bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện.
4. Giải thể do văn phòng đại diện hoạt động không phù hợp, không tuân thủ theo đúng cam kết đã được ghi trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

III. Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty

Căn cứ theo Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện (VPĐD) gồm 3 bước sau:

• Bước 1: Làm thủ tục đóng mã số thuế văn phòng đại diện và hoàn thành các nghĩa vụ thuế.
• Bước 2: Làm thủ tục hoàn trả con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu tại cơ quan công an (nếu VPĐD sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp).
• Bước 3: Làm thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Luật Tín Minh sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn dễ dàng tham khảo.

1. Làm thủ tục đóng mã số thuế văn phòng đại diện và hoàn thành các nghĩa vụ thuế

Để hoàn tất thủ tục giải thể văn phòng đại diện thì trước hết, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục đóng mã số thuế (còn gọi là thủ tục chấm dứt mã số thuế hoặc thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế) với cơ quan quản lý thuế quản lý trực tiếp.

Đồng thời, sau khi nộp hồ sơ đóng mã số thuế, công ty phải kiểm tra và hoàn tất các khoản thuế phải nộp của văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật.

➨ Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện

➨ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan quản lý thuế trực tiếp nơi đặt văn phòng đại diện.

2. Làm thủ tục hoàn trả con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu tại cơ quan công an

Thủ tục trả con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu chỉ áp dụng đối với những văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015, có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp.

Đối với trường hợp con dấu văn phòng đại diện do công ty tự khắc, doanh nghiệp không cần phải trả lại con dấu. Bởi khi có thông báo về việc giải thể VPĐD, con dấu này sẽ tự động bị hủy hiệu lực.

➨ Hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện

➨ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.

3. Làm thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi thực hiện thủ tục đóng mã số thuế và hoàn trả con dấu (nếu cần) xong, doanh nghiệp tiến hành thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện để hoàn tất thủ tục giải thể.

➨ Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng giải thể

➨ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ 

Bộ phận một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính đến Bộ phận Một cửa hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

➨ Nhận kết quả về việc giải thể văn phòng đại diện

Quy trình Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT xử lý hồ sơ giải thể văn phòng đại diện và trả kết quả như sau:

➣ Tham khảo thêm:

• Thủ tục giải thể chi nhánh.
• Thủ tục giải thể địa điểm kinh doanh.
• Thủ tục giải thể công ty chưa phát sinh doanh thu và hóa đơn.
• Thủ tục giải thể công ty đã phát sinh doanh thu và hóa đơn.

—

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện một cách nhanh chóng, đơn giản hóa mọi thủ tục cần làm thì có thể tham khảo ngay dịch vụ giải thể văn phòng đại diện của Luật Tín Minh:

• Phí dịch vụ trọn gói chỉ từ 3.000.000 đồng – Cam kết không phí phát sinh, có hợp đồng rõ ràng.
• Thời gian hoàn thành thủ tục giải thể: Thời gian hoàn thành thủ tục giải thể VPĐD của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Luật Tín Minh sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của VPĐD mà tư vấn và thông báo chính xác thời gian hoàn thành thủ tục.
• Thông tin cần cung cấp: Chỉ cần cung cấp mã số thuế của văn phòng đại diện.

Liên hệ ngay cho Luật Tín Minh qua số hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ tư vấn miễn phí, nhanh chóng về dịch vụ.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

IV. Lưu ý khi giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thứ nhất: Căn cứ Khoản 10 Điều 77 Nghị định 01/22021/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD (trừ trường hợp VPĐD bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế).
• Thứ hai: Doanh nghiệp giải thể VPĐD nhưng không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng (quy định điểm b Khoản 1 Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
• Thứ ba: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu VPĐD phải đảm bảo tính trung thực và tính chính xác về hồ sơ giải thể văn phòng đại diện.
• Thứ tư: Doanh nghiệp cần đảm bảo VPĐD đã hoàn tất mọi nghĩa vụ kê khai, nộp thuế liên quan cho cơ quan thuế, có xác nhận của cơ quan thuế.

V. Câu hỏi thường gặp về thủ tục giải thể văn phòng đại diện

1. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào?

Quy trình thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục đóng mã số thuế VPĐD và hoàn thành các nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế.
• Bước 2: Thực hiện thủ tục hoàn trả con dấu VPĐD tại cơ quan công an (nếu sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp).
• Bước 3: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, giải thể văn phòng đại diện tại Sở KH&ĐT.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện. 

2. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nộp tại Sở KH&ĐT gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.
• Biên bản họp và quyết định về việc giải thể văn phòng đại diện của chủ sở hữu/Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên công ty.
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).
• ….

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện.

3. Bộ hồ sơ đóng mã số thuế văn phòng đại diện gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ đóng mã số thuế văn phòng đại diện gồm có:

• Thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế của VPĐD.
• Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện của công ty.
• Quyết định thu hồi giấy chứng nhận văn phòng đại diện (trường hợp VPĐD giải thể theo quyết định của cơ quan chức năng).
• … 

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện.

4. Có cần làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện với cơ quan thuế không?

Có. Doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục với cơ quan quản lý thuế trực tiếp để chấm dứt hiệu lực mã số thuế (hay còn gọi là đóng mã số thuế). Đồng thời, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của VPĐD theo quy định pháp luật.

5. Có phải trả lại con dấu khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện không?

Đối với những VPĐD thành lập trước ngày 01/07/2015, có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp thì khi giải thể VPĐD, doanh nghiệp phải làm thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan công an.

Đối với trường hợp con dấu của VPĐD do doanh nghiệp tự khắc thì không cần làm thủ tục trả lại con dấu.

6. Lý do chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp phải chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nếu thuộc 1 trong 4 trường hợp sau:

• Giải thể theo quyết định của doanh nghiệp, công ty.
• Giải thể do công ty không thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép thành lập VPĐD.
• Giải thể do bị cơ quan chức năng thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện.
• Giải thể do văn phòng đại diện hoạt động không phù hợp, không tuân thủ theo đúng cam kết đã được ghi trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

7. Cần phải lưu ý gì khi thực hiện giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện?

Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chú đến các vấn đề sau:

• Phải thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Phải thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh khi thực hiện giải thể văn phòng đại diện để tránh bị xử phạt hành chính không mong đợi.
• Đảm bảo tính trung thực và tính chính xác về hồ sơ giải thể văn phòng đại diện.
• Đảm bảo VPĐD đã hoàn tất mọi nghĩa vụ kê khai, nộp thuế liên quan của VPĐD cho cơ quan thuế.

➣ Xem chi tiết: Lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.