Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp. Quy định thời hạn đóng, mức đóng, tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp.
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
- Nghị định 58/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/07/2020.
- Quyết định 595/QĐ-BHXH, có hiệu lực từ ngày 01/07/2017.
- Quyết định 1040/QĐ-BHXH, có hiệu lực từ ngày 18/08/2020.
- Quyết định 490/QĐ-BHXH, có hiệu lực từ ngày 01/04/2023.
- Nghị định 74/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), các đối tượng lao động thuộc diện doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký tham gia BHXH bao gồm:
➨ Đối với lao động là người Việt Nam:
Bao gồm 3 nhóm đối tượng sau:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn/xác định thời hạn có thời gian làm việc từ đủ 1 tháng trở lên.
- Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp.
- Người lao động được quy định ở nhóm 1 nêu trên làm việc không trọn thời gian, có mức tiền lương hàng tháng cao hơn hoặc bằng mức lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
Lưu ý:
Quy định ở nhóm 1 được áp dụng cho cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận hợp tác làm việc bằng tên gọi khác (tức không phải tên “Hợp đồng lao động”) nhưng có nội dung thể hiện rõ quan hệ lao động có trả công, trả lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát từ phía người sử dụng lao động.
➨ Đối với lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam:
NLĐ làm việc tại doanh nghiệp Việt Nam theo hợp đồng xác định thời hạn có thời có thời hạn không dưới 12 tháng là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, trừ 3 trường hợp sau:
- Đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại thời điểm ký hợp đồng.
- Có quy định khác theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Người lao động nước ngoài được điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định pháp luật về lao động nước ngoài tại Việt Nam.
➣ Tham khảo thêm:
Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH.
|
Chi tiết bộ hồ sơ tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:
➧ Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).
➧ Đối với đơn vị sử dụng lao động (doanh nghiệp):
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).
- Hợp đồng lao động giữa nhân viên và công ty (có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty).
- Báo cáo tình hình sử lao động và danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-LT).
⤓ Tải mẫu miễn phí: Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
|
Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện theo 3 bước sau:
➨ Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ như Luật Tín Minh chia sẻ ở trên. Tùy vào từng bước trong quy trình thực hiện thủ tục, doanh nghiệp sử dụng các giấy tờ cần thiết phù hợp có trong bộ hồ sơ này.
➨ Bước 2: Tiến hành thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp
|
➤ Tại bước này, doanh nghiệp chỉ cần nộp 2 loại giấy tờ sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
|
➤ Hình thức nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH
Doanh nghiệp chọn 1 trong 2 cách sau để nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp:
- Cách 1: Nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Cơ quan BHXH cấp quận/tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính của VNPost.
- Cách 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH online theo 1 trong 2 hình thức sau:
Lưu ý:
>> Từ ngày 01/07/2025, cả nước sẽ còn quận, huyện.
>> Đối với hình thức nộp hồ sơ online, nhiều tỉnh/thành hiện nay vẫn sẽ yêu cầu nộp bổ sung hồ sơ giấy tại Cơ quan BHXH.
➤ Thời gian xử lý hồ sơ
Trong thời hạn từ 1 - 7 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan BHXH sẽ tiến hành cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp.
➨ Bước 3: Tiến hành thủ tục báo tăng BHXH (báo tăng lao động)
Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.
|
➤ Hồ sơ báo tăng lao động sẽ gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động giữa nhân viên và công ty (có ký tên đóng dấu giáp lai của công ty).
- Báo cáo tình hình sử lao động và danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-LT).
|
➤ Hình thức nộp hồ sơ xin báo tăng lao động
Về cơ bản, cách nộp hồ sơ báo tăng lao động cũng tương tự như cách nộp hồ xin cấp mã đơn vị BHXH. Cụ thể, doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng cách đăng ký tài khoản khai báo trên website BHXH Việt Nam hoặc trên các phần mềm kê khai BHXH hoặc nộp hồ sơ báo tăng lao động bản giấy trực tiếp tại Cơ quan BHXH.
➤ Thời gian xử lý hồ sơ
Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp tiến hành đóng tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trong vòng 5 ngày làm việc, Cơ quan BHXH sẽ cấp thẻ BHYT, sổ BHXH cho người lao động.
Lưu ý chung:
1) Đối với cách thức nộp hồ sơ giấy: Doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu có thể thực hiện đồng thời thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH và thủ tục báo tăng lao động khi nộp hồ sơ BHXH. Tuy nhiên, cần đính kèm bản photo CCCD/hộ chiếu của người lao động.
2) Đối với cách thức nộp hồ sơ online:
- Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số để ký xác thực và nộp hồ sơ.
- Tùy thuộc trường hợp báo tăng lao động là báo tăng mới, nghỉ ốm đi làm lại hay nghỉ thai sản đi làm lại… mà doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai cho phù hợp.
—
Luật Tín Minh cung cấp dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp với chi phí trọn gói chỉ từ 1.500.000 đồng (tùy vào khu vực và số lượng lao động cần đăng ký BHXH mà chi phí sẽ có sự thay đổi). Thời gian hoàn thành thủ tục và bàn giao kết quả là từ 5 ngày làm việc.
Thông qua dịch vụ này, Luật Tín Minh sẽ thay doanh nghiệp hoàn thiện bộ hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu và các thủ tục pháp lý cần thiết. Đồng thời, Luật Tín Minh còn hỗ trợ tư vấn các quy định, chính sách mới nhất của BHXH như: mức lương làm căn cứ đóng BHXH, thời hạn đóng BHXH…
➣ Xem chi tiết: Dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
1. Quy định thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng làm việc/hợp đồng làm việc, tuyển dụng giữa công ty và người lao động được ký kết, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
2.1. Mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH
Căn cứ theo Điều 32, Điều 33 và Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp và người lao động được quy định như sau:
|
Người lao động
|
Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là 10.5%, trong đó:
- 8% cho quỹ hưu trí tử tuất.
- 1.5 % cho bảo hiểm y tế.
- 1% cho bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
|
|
Doanh nghiệp
|
Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là 21.5%, trong đó:
- 3% cho bảo hiểm y tế.
- 1% cho bảo hiểm thất nghiệp.
- 17.5% bảo hiểm xã hội, cụ thể:
>> 14% cho chế độ hưu trí.
>> 3% cho chế độ ốm đau - thai sản.
>> 0.5% cho chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (TNLĐ - BNN) (*).
|
(*): Doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về TNLĐ - BNN sẽ được đóng vào quỹ TNLĐ - BNN với mức 0,3% nếu đảm bảo các điều kiện theo quy định pháp luật, có văn bản đề nghị và được Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chấp thuận (căn cứ theo điểm b Điều 4 và Điều 5 Nghị định 58/2020/NĐ-CP).
➥ Tóm lại, mức đóng BHXH hiện nay là 32%, trong đó 10.5% được đóng bởi người lao động và 21.5% được đóng bởi doanh nghiệp.
2.2. Công thức tính số tiền đóng BHXH
|
Số tiền đóng BHXH = Mức lương đóng BHXH (**) x 32%
|
(**): Mức lương đóng BHXH = Mức lương + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định.
Căn cứ theo khoản 4 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp có thể đóng BHXH cho người lao động theo 1 trong 2 cách sau:
- Đóng BHXH theo tháng: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
- Đóng BHXH 6 tháng 1 lần hoặc đóng theo quý: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng. Cách này chỉ áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm/theo khoán trong lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp và diêm nghiệp (khai thác và chế biến muối).
Lưu ý:
>> Từ ngày 01/07/2025, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH sẽ dựa vào mức tham chiếu (mức tiền do Chính phủ quyết định) thay vì là mức lương cơ sở. Theo đó, mức tiền lương đóng BHXH bắt buộc thấp nhất là bằng mức tham chiếu và cao nhất là bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng BHXH (quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024). Dù thay thế mức lương cơ sở, nhưng mức tham chiếu sẽ không thấp hơn mức lương cơ sở (hiện tại là 2.340.000 đồng/tháng).
>> Đối với người lao động đảm nhận chức danh hoặc làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường, mức lương tháng đóng BHXH phải lớn hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng BHXH. Hiện tại, mức lương tối thiểu vùng được quy định như sau:
- Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng.
- Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng.
- Vùng III. 3.860.000 đồng/tháng.
- Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng.
➣ Tham khảo thêm: Quy định về mức tham chiếu thay cho mức lương cơ sở.
VI. Lưu ý khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Khi đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp cần lưu ý 2 vấn đề sau:
1. Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sau khi đã đăng ký BHXH
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, cơ quan quản lý BHXH quận/tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ cấp cho doanh nghiệp 1 mã đơn vị BHXH để hỗ trợ việc theo dõi riêng. Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở sang quận/tỉnh khác sau khi đăng ký BHXH thì cần thực hiện các công việc sau:
- Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đi: Báo giảm lao động, đồng thời tiến hành chốt sổ BHXH cho nhân viên.
- Tại cơ quan BHXH nơi chuyển đến: Thực hiện đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH và nộp hồ sơ BHXH lần đầu.
Lưu ý:
Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ trong cùng tỉnh/thành phố (nơi vẫn do cùng một Cơ quan BHXH cấp tỉnh, thành phố trung ương quản lý) thì không cần làm lại hồ sơ BHXH lần đầu.
2. Lưu ý sau khi báo tăng lao động
Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, những lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó sẽ chỉ được cấp thẻ BHYT.
Trường hợp người lao động bị mất sổ BHXH đã được cấp trước đó thì doanh nghiệp cần làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH mới, chỉ sau khi có sổ BHXH mới thì hồ sơ báo tăng lao động mới được chấp nhận.
VII. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
1. Mức đóng BHXH của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Quy định về mức đóng bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp hiện nay là 32%, trong đó:
- 10.5% được đóng bởi người lao động.
- 21.5% được đóng bởi doanh nghiệp.
➣ Xem chi tiết: Mức đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
2. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm những ai?
Các đối tượng người lao động thuộc diện doanh nghiệp bắt buộc phải tham gia BHXH bao gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn/xác định thời hạn có thời gian làm việc từ đủ 1 tháng trở lên.
- Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp
- ....
➣ Xem chi tiết: Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
3. Hồ sơ tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm giấy tờ gì?
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu của doanh nghiệp bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).
- Hợp đồng lao động giữa nhân viên và công ty..
- …
➣ Xem chi tiết: Hồ sơ tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
4. Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp gồm những bước nào?
Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu gồm 3 bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết.
- Bước 2: Đăng ký cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp.
- Bước 3: Tiến hành báo tăng lao động.
➣ Xem chi tiết: Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
5. Thời hạn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Thời hạn đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là trong vòng 30 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng làm việc/hợp đồng lao động, tuyển dụng giữa công ty và người lao động.
6. Các cách nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu?
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu theo 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua đường bưu chính.
- Cách 2: Nộp hồ sơ online trên website Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc trên các phần mềm kê khai BHXH điện tử.
7. Quy định về thời hạn đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp có thể đóng bảo hiểm xã hội theo 1 trong 2 cách sau:
- Đóng BHXH theo tháng: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
- Đóng BHXH 6 tháng 1 lần hoặc đóng theo quý: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng. Cách này chỉ áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm/theo khoán trong lĩnh vực nông - lâm - ngư nghiệp và diêm nghiệp (khai thác và chế biến muối).
—
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.