Hồ sơ - thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Điều kiện cấp giấy phép lao động (work permit) là gì? Hồ sơ xin cấp, thủ tục làm giấy phép lao động cho người nước ngoài, quy định về thời hạn giấy phép lao động.

I. Căn cứ pháp lý

• Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/02/2021.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 17/01/2022.
• Bộ Luật lao động 2019, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 18/09/2023.

II. Giấy phép lao động (work permit) là gì?

Giấy phép lao động (work permit) là một loại giấy tờ pháp lý do cơ quan nhà nước cấp cho người nước ngoài nhằm mục đích cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

III. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Người nước ngoài muốn xin giấy phép lao động tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có quốc tịch nước ngoài.
• Đủ từ 18 tuổi trở lên và có đủ năng lực hành vi dân sự.
• Chứng minh được trình độ chuyên môn, tay nghề, kỹ thuật và kinh nghiệm làm việc.
• Có giấy xác nhận đủ điều kiện sức khỏe lao động theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Không thuộc một trong các đối tượng sau:
  • Đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
  • Đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích.
• Có hợp đồng lao động còn hiệu lực (thời hạn của hợp đồng không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động).
• Được công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam bảo lãnh.
• Được cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài của doanh nghiệp nơi mà lao động nước ngoài làm việc. 

IV. Hồ sơ, thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Tại nội dung này, Luật Tín Minh sẽ chia sẻ thông tin chi tiết về hồ sơ, thủ tục cần thiết để xin cấp giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài.

Về cơ bản, quy trình thực hiện thủ tục làm work permit cho người nước ngoài gồm 2 bước sau:

• Bước 1: Làm thủ tục xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
• Bước 2: Làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài.

1. Thủ tục xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

Trước khi tiến hành thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp (người sử dụng lao động) cần đăng ký nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Quy trình xin cấp văn bản chấp thuận sử dụng lao động là người nước ngoài được quy định rõ ràng tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, cụ thể:

➨ Hồ sơ đăng ký cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài

➨ Thời hạn nộp hồ sơ và nhận kết quả

Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ và nộp về Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động là người nước ngoài.

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý hồ sơ và trả kết quả chấp thuận hoặc không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước người của doanh nghiệp. 

Lưu ý:

1) Trường hợp được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động, doanh nghiệp mới được phép sử dụng lao động là người nước ngoài theo quy định của pháp luật hiện hành.

2) Kể từ ngày 01/01/2024, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền, người sử dụng lao động phải thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm hoặc Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm).

2. Thủ tục làm work permit cho người nước ngoài

Quy trình làm giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm 3 bước sau:

➨ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định cụ thể tại Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Chú thích:

(1): Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại nhiều địa điểm cho 1 người sử dụng lao động thì trong đơn đề nghị cấp giấy phép cần phải liệt kê đầy đủ các địa điểm làm việc.

(2): Các trường hợp không cần xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được quy định cụ thể tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

Chú thích:

(3): Chi tiết các loại giấy tờ, văn bản chứng minh vị trí làm việc của người lao động được quy định cụ thể tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm b khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

(4): Tùy trường hợp (đối tượng) xin giấy phép lao động là ai mà các loại giấy tờ cần bổ sung sẽ có sự khác nhau. Chi tiết các loại giấy tờ tương ứng với từng trường hợp được quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm b khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP).

Lưu ý:

Các hồ sơ, giấy tờ được cấp ở nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ các trường hợp được miễn) và phải dịch ra tiếng Việt có công chứng.

➨ Bước 2: Nộp hồ sơ cho Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Ít nhất trước 15 ngày là việc, kể từ ngày lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam, người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ làm work permit đến Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.

Có 3 cách để người sử dụng lao động nộp hồ sơ: nộp trực tiếp, nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp qua Cổng dịch công quốc gia.

➨ Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ và trả kết quả

Trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ tiến hành xét duyệt hồ sơ và trả kết quả:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Thông báo cho doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung và hướng dẫn nộp lại từ đầu.

Lưu ý:

Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi được cấp giấy phép lao động thì cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần tiến hành:

• Ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc.
• Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết (bản gốc hoặc bản sao có chứng thức) đến cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó.

➣ Tham khảo thêm:

• Thủ tục làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài.
• Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài.

V. Các đối tượng cần xin giấy phép lao động (work permit)

Căn cứ Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài phải xin giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam nếu thuộc các đối tượng dưới đây: 

• Người lao động nước ngoài có tham gia các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động.
• Người làm việc tại Việt Nam theo hình thức tình nguyện viên và không hưởng lương.
• Người nước ngoài có vai trò là giám đốc điều hành, quản lý, lao động kỹ thuật, chuyên gia.
• Người nước ngoài chịu trách thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam cho doanh nghiệp nước ngoài.
• Các chuyên gia đã làm việc tại doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam ít nhất 2 năm.
• Người nước ngoài làm việc cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được pháp luật Việt Nam cho phép hoạt động.
• Người lao động thực hiện các hoạt động liên quan đến việc đàm phán, tiêu thụ dịch vụ cho các nhà cung cấp dịch vụ tại Việt Nam (không trực tiếp cung cấp hay bán dịch vụ).
• Người lao động có thời gian làm việc ít nhất 12 tháng tại doanh nghiệp nước ngoài, chuyển công tác đến làm việc ở hiện diện thương mại tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài.
• Người lao động thực hiện các hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, văn hóa, thể thao, khoa học kỹ thuật, giáo dục và giáo dục nghề nghiệp. 
• Người lao động nước ngoài là thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định của điều ước quốc tế mà nước ta là thành viên.

VI. Quy định về giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài cần lưu ý

1. Lệ phí cấp giấy phép lao động

Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, do vậy, mỗi tỉnh sẽ có mức lệ phí cấp khác nhau.

2. Thời hạn giấy phép lao động

• Thời hạn của giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam tối đa là 2 năm. Sau khi hết hạn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng lao động thì phải tiến hành thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Giấy phép lao động chỉ có thể được gia hạn 1 lần và thời gian gia hạn tối đa là 2 năm.

3. Các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực 

Căn cứ theo Điều 156 Bộ Luật Lao động 2019, giấy phép lao động cho người nước sẽ hết lực (không được phép sử dụng) nếu thuộc 1 trong 8 trường hợp sau:

1. Giấy phép lao động hết thời hạn.
2. Giấy phép lao động bị thu hồi do:

>> Giấy phép hết thời hạn.

>> Hoặc do người lao động nước ngoài có hành vi vi phạm quy định pháp luật Việt Nam trong quá trình làm việc tại Việt Nam, gây ra các ảnh hưởng đến an toàn xã hội, an ninh, trật tự.

>> Các nguyên nhân khác theo quy định.

3. Chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp sử dụng lao động.
4. Các nội dung thể hiện trên giấy phép lao động và hợp đồng lao động không đồng nhất.
5. Người lao động làm việc khác với nội dung trong giấy phép lao động đã được cấp.
6. Hợp đồng trong các lĩnh vực là cơ sở phát sinh làm giấy phép lao động chấm dứt hoặc hết thời hạn.
7. Phía nước ngoài thông báo ngừng cử lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc.
8. Doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngừng hoạt động.

VII.Tại sao cần làm giấy phép lao động cho người nước ngoài?

Dưới đây là một số lý do mà người nước ngoài cần phải xin giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam:

• Người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
• Giấy phép lao động là một trong các điều kiện tiên quyết để người nước ngoài xin visa/thị thực hay thẻ tạm trú tại Việt Nam.
• Người lao động, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng lao động là người nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận được miễn giấy phép lao động sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật (căn cứ theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP):
  • Đối với người lao động: Phạt hành chính từ 15 triệu – 25 triệu đồng và bị trục xuất khỏi Việt Nam.
  • Đối với người sử dụng lao động: Phạt hành chính từ 30 triệu – 75 triệu đồng (tùy vào số lượng người lao động nước ngoài vi phạm). Mức phạt này chỉ áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, còn đối với tổ chức thì mức phạt sẽ gấp đôi.

Như vậy, người nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam hay các tổ chức/doanh nghiệp cần sử dụng lao động nước ngoài thì cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật về việc làm giấy phép lao động (work permit).

➣ Tham khảo thêm: Thủ tục xin cấp visa nhập cảnh cho người nước ngoài.

IX. Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Luật Tín Minh

Quy trình thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài khá phức tạp, yêu cầu nhiều giấy tờ pháp lý. Vì thế, nếu bạn chưa có kinh nghiệm thì rất khó để hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, suôn sẻ.

Để đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian và công sức cũng như giúp đẩy nhanh thời gian nhận được giấy phép lao động, bạn có thể tham khảo dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Luật Minh.

Với chi phí trọn gói từ 6.000.000 đồng, hoàn thành trong vòng 20 - 25 ngày làm việc, Luật Tín Minh sẽ tiến hành:

• Tư vấn chi tiết các quy định pháp luật có liên quan như: đối tượng, điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam…
• Hướng dẫn chi tiết về các giấy tờ khách hàng cần chuẩn bị.
• Thay mặt khách hàng soạn thảo bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Đại diện khách hàng làm việc với Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, gồm: 
  • Nộp hồ sơ và lệ phí.
  • Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ.
  • Xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có).
• Nhận giấy phép lao động và bàn giao tận tay cho khách hàng.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ xin giấy phép lao động.

VIII. Câu hỏi thường gặp khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

1. Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (work permit) là một loại giấy tờ pháp lý do cơ quan nhà nước cấp cho người nước ngoài nhằm mục đích cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

2. Quy trình làm giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định như thế nào?

Để làm giấy phép lao động cho người nước ngoài, bạn thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục xin văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài.
• Bước 2: Thực hiện thủ tục xin cấp giấy work permit cho người nước ngoài.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

3. Hồ sơ xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài lần đầu gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký cấp văn bản chấp thuận sử dụng lao động là người nước ngoài gồm các giấy tờ sau:

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo mẫu 01/PLI.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài.

4. Thủ tục xin giấy phép lao động - work permit cho người nước ngoài tiến hành như thế nào?

 Quy trình thực hiện thủ tục làm giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm 3 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trước ít nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
• Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ và trả kết quả trong vòng 5 ngày làm việc.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục làm work permit cho người nước ngoài.

5. Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo mẫu 11/PLI.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài (trừ các trường hợp không cần xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài).
• Giấy chứng nhận sức khỏe được cấp ở nước ngoài hoặc ở Việt Nam theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• …

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

6. Điều kiện xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì??

Người nước ngoài muốn xin giấy phép lao động tại Việt Nam cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Có quốc tịch nước ngoài.
• Đủ từ 18 tuổi trở lên và có đủ năng lực hành vi dân sự.
• Chứng minh được trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.
• Có giấy xác nhận đủ điều kiện sức khỏe lao động theo quy định của Bộ Y tế.
• Có phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận không có tiền án tiền sự.
• …

➣ Xem chi tiết: Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

7. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thời hạn giấy phép lao động (work permit) tối đa là 2 năm. Sau khi hết hạn, doanh nghiệp có thể đăng ký gia hạn work permit cho người nước ngoài nhưng chỉ được gia hạn 1 lần với thời hạn tối đa là 2 năm.

8. Chi phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Luật Tín Minh là bao nhiêu?

Trọn gói dịch vụ làm giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài tại Luật Tín Minh là từ 6 triệu đồng - cam kết không phát sinh chi phí khác sau khi ký hợp đồng dịch vụ.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ làm work permit.

9. Luật Tín Minh hoàn thành thủ tục xin work permit trong bao nhiêu ngày?

Luật Tín Minh hoàn thành thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài trong vòng 20 – 25 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ cần thiết từ khách hàng.

10. Sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động có bị phạt hành chính không??

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài mà không có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận được miễn giấy phép lao động sẽ bị xử phạt hành chính  từ 30 – 75 triệu đồng (tùy vào số lượng người lao động nước ngoài vi phạm).

Lưu ý:

Mức phạt trên chỉ áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, còn đối với tổ chức thì mức phạt sẽ gấp đôi.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.