Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 là gì? Chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong bao lâu? Tư vấn quy trình đăng ký ISO 9001:2015 - lợi ích của ISO 9001:2015.
I. Căn cứ pháp lý
- Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2015;
- Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9001:2015;
- Nghị định 84/2019/NĐ-CP;
- Nghị định 123/2018/NĐ-CP;
- Nghị định 166/2024/NĐ-CP.
II. Chứng nhận ISO 9001:2015 là gì?
1. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?
Trước khi tìm hiểu chứng nhận ISO 9001:2015 là gì, mình sẽ tìm hiểu qua khái niệm tiêu chuẩn ISO loại này.
ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của ISO 9001 - tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS). Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, cắt giảm chi phí không cần thiết và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.
Nội dung chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm:
- Quy định về hệ thống quản lý chất lượng: Gồm các nguyên tắc và yêu cầu cần thiết để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng đồng bộ toàn diện.
- Tư duy dựa trên rủi ro: Phiên bản 2015 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định và kiểm soát rủi ro để quản lý hệ thống hoạt động hiệu quả.
- Cải tiến liên tục: Doanh nghiệp phải đảm bảo cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của mình.
2. Chứng nhận ISO 9001:2015 là gì?
Chứng nhận ISO 9001:2015 là minh chứng cho thấy doanh nghiệp đã vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo đúng quy chuẩn ISO 9001:2015. Qua đó, giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín, chất lượng sản phẩm và tạo lợi thế khi đấu thầu, xuất khẩu hoặc hợp tác kinh doanh.
Lợi ích của chứng nhận ISO 9001:2015:
- Được quốc tế công nhận về tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu.
- Củng cố niềm tin từ phía khách hàng thông qua hệ thống quản lý chất lượng chuẩn quốc tế.
- Tạo nên ưu thế cạnh tranh khi tham gia đấu thầu hoặc tìm kiếm đối tác chiến lược.
- Nâng cao hiệu suất hoạt động, chất lượng dịch vụ, sản phẩm và hạn chế sai sót, tiết kiệm chi phí nhờ quy trình được chuẩn hóa.
III. Điều kiện để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015
1. Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Để được cấp giấy chứng nhận, trước tiên, doanh nghiệp cần nghiên cứu, thiết lập hệ thống quản lý chất lượng bám sát theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Quá trình này bao gồm việc soạn thảo đầy đủ các hồ sơ, tài liệu, quy trình và hướng dẫn các công việc liên quan theo đúng quy định của tiêu chuẩn.
2. Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp với tổ chức chứng nhận
Khi nhận thấy đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tốt, doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá nội bộ. Tiếp đến, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký với một tổ chức chứng nhận ISO uy tín để được tiến hành đánh giá.
Tổ chức này sẽ đánh giá doanh nghiệp thông qua hai giai đoạn sơ bộ và chính thức để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp đáp ứng với bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
3. Duy trì hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sau khi được cấp chứng nhận
Sau khi được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, việc tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lượng và không ngừng cải tiến tại doanh nghiệp rất quan trọng. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp sẽ bị thu hồi/đình chỉ chứng nhận.
Chứng nhận ISO 9001:2015 sẽ được giám sát theo chu kỳ 6 tháng, 9 tháng hoặc 12 tháng để đảm bảo các doanh nghiệp tuân thủ nghiêm chỉnh các tiêu chuẩn đã đặt ra.
1. Quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Như đã đề cập ở trên, để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, trước tiên doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý phù hợp với tiêu chuẩn này.
Nhằm đảm bảo quá trình này được diễn ra một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với một tư vấn viên hoặc chuyên gia có kinh nghiệm phù hợp. Đồng thời, thành lập một đội ngũ chuyên trách để đảm bảo vận hành hiệu quả xuyên suốt các giai đoạn.
Bạn có thể tham khảo quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 qua các giai đoạn dưới đây:
Giai đoạn 1: Khảo sát, lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Trước tiên, doanh nghiệp cần nghiên cứu các yêu cầu của tiêu chuẩn của ISO 9001:2015, sau đó tiến hành so sánh thực trạng hiện tại của doanh nghiệp với yêu cầu này. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định các khoảng cách chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn cần đạt được để lên kế hoạch cải tiến phù hợp cho từng hạng mục.
Kế hoạch thực hiện nên bao gồm các nội dung như sau:
- Các hành động cụ thể để cải tiến tình trạng hiện tại và đạt được tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Thời gian thực hiện cho từng hành động.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận và cá nhân.
- Nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, công nghệ).
- Các mốc thời gian quan trọng và cách thức đánh giá tiến độ.
Giai đoạn 2: Triển khai áp dụng
Sau khi đã hoàn thiện kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp chuyển sang giai đoạn triển khai. Giai đoạn này đòi hỏi sự hợp tác và thực hiện nghiêm túc của toàn bộ các bộ phận và nhân viên liên quan. Vậy nên việc thông báo cho các bộ phận và nhân viên liên quan về mục tiêu chung của dự án và kế hoạch thực hiện là công tác cần thiết.
Cụ thể, doanh nghiệp cần tiến hành các công việc chung như sau:
➧ Soạn thảo và chuẩn hóa các tài liệu đúng chuẩn ISO 9001:2015. Các tài liệu này thường bao gồm:
- Chính sách chất lượng: Phản ánh cam kết của lãnh đạo cao nhất về chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng: Các mục tiêu cụ thể, đo lường được để cải tiến chất lượng.
- Sổ tay chất lượng: Mô tả tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng.
- Quy trình tài liệu: Mô tả chi tiết cách thức thực hiện các hoạt động.
- Hướng dẫn công việc: Hướng dẫn chi tiết việc cần làm cho các nhiệm vụ cụ thể.
- Biểu mẫu và hồ sơ: Các mẫu để ghi lại kết quả thực hiện.
➧ Đào tạo kiến thức về ISO 9001:2015 và cách thực hiện. Mục đích của hoạt động này là nhằm giúp các nhóm liên quan hiểu sâu hơn về các quy chuẩn này, nắm được vai trò của mình và cách triển khai hiệu quả. Cụ thể:
- Ban lãnh đạo: Hiểu rõ về vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo và phát triển các kỹ năng xây dựng chiến lược, chính sách chất lượng hiệu quả.
- Đội ngũ triển khai: Nắm vững yêu cầu của tiêu chuẩn và cách áp dụng hiệu quả thông qua các phương pháp và công cụ triển khai hệ thống quản lý chất lượng.
- Đánh giá viên nội bộ: Thành thạo kỹ năng đánh giá dựa trên quy chuẩn ISO 9001:2015, có khả năng phát hiện điểm không phù hợp và đề xuất cải tiến.
- Toàn bộ nhân viên: Hiểu về ISO 9001, nhận thức vai trò của họ trong hệ thống và cách thức tuân thủ các quy trình mới.
➧ Triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Đảm bảo quá trình luôn được kiểm soát và nhất quán so với kế hoạch.
Giai đoạn 3: Đánh giá nội bộ và cải tiến
Doanh nghiệp cần tổ chức tự đánh giá hiệu quả công việc định kỳ hàng tháng nhằm xác định mức độ phù hợp với các tiêu chuẩn ISO 9001:2015, qua đó nhanh chóng phát hiện các vấn đề để đưa ra biện pháp khắc phục phù hợp. Đồng thời, bước đánh giá này cũng giúp xác định khả năng đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001 của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần:
- Lập báo cáo đánh giá nội bộ, nêu rõ các vấn đề không phù hợp cần được giải quyết.
- Phân tích, đánh giá dữ liệu và thông tin từ kết quả theo dõi nhằm xác định các quy trình, sản phẩm và dịch vụ có đáp ứng yêu cầu hay không.
- Xác định các giải pháp cần thiết và các điểm có thể cải tiến.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch khắc phục.
- Kiểm tra tính hiệu quả của các biện pháp khắc phục.
2. Thủ tục đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015
Khi có đủ căn cứ chứng minh hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký chứng nhận ISO.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Đơn đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001:2015 theo mẫu của tổ chức chứng nhận;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Báo cáo tóm tắt quy trình hoạt động của doanh nghiệp;
- Báo cáo về việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của doanh nghiệp;
- Báo cáo kết quả đánh giá hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
Lưu ý:
Hãy đảm bảo mọi tài liệu phản ánh đúng thực tế hoạt động, tránh hình thức hóa vì sẽ bị phát hiện trong quá trình đánh giá hiện trường.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký chứng nhận ISO
Sau khi bộ hồ sơ đã được tổng hợp đầy đủ, doanh nghiệp nộp đến tổ chức chứng nhận.
Khi tiếp nhận, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành:
- Kiểm tra hệ thống tài liệu, đánh giá sơ bộ hồ sơ.
- Ký kết hợp đồng dịch vụ cấp chứng nhận ISO 9001:2015.
Bước 3: Đánh giá sơ bộ
Tổ chức chứng nhận lập đoàn đánh giá chứng nhận để tiến hành đánh giá sơ bộ về hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp.
Bước 4: Đánh giá chính thức tại hiện trường
Sau quá trình đánh giá sơ bộ, chuyên gia của tổ chức chứng nhận sẽ đến trực tiếp doanh nghiệp để tiến hành khảo sát, đánh giá chính thức hệ thống quản lý và hoàn thiện báo cáo đánh giá.
Đây chính là bước quan trọng nhất để xác định hệ thống quản lý của doanh nghiệp có đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hay không.
Thời gian đánh giá thường kéo dài từ 1 đến 5 ngày tùy theo quy mô doanh nghiệp.
Bước 5: Cấp chứng nhận ISO 9001:2015
Trong vòng 15 ngày làm việc, dựa trên kết quả thẩm xét, tổ chức chứng nhận sẽ đưa ra quyết định về việc cấp chứng nhận ISO 9001:2015 như sau:
- Nếu mọi điều kiện đều đạt: Quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ 9001:2015.
- Nếu có điều kiện chưa đạt: Yêu cầu doanh nghiệp khắc phục và đánh giá lại.
Bước 6: Giám sát và tái cấp chứng chỉ ISO 9001:2015
➧ Giám sát định kỳ:
Đơn vị chứng nhận sẽ thực hiện các cuộc đánh giá theo chu kỳ (6 tháng, 9 tháng hoặc 12 tháng 1 lần) nhằm xác nhận việc tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện duy trì hệ thống và quá trình cải tiến ngay cả sau khi có chứng chỉ. Trường hợp vi phạm, doanh nghiệp có thể bị cảnh báo, đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận.
➧ Tái đăng ký chứng nhận:
Chứng nhận ISO 9001:2015 chỉ có hiệu lực trong vòng 3 năm. Do đó, trước khi thời hạn này kết thúc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tái đăng ký chứng nhận.
Quy trình này tương tự như thủ tục xin cấp chứng nhận lần đầu nhưng có thể rút ngắn thời gian nếu hệ thống duy trì hiệu quả.
Tại Việt Nam, các lĩnh vực nổi bật bắt buộc phải đạt ISO 9001:2015 gồm:
➤ Sản xuất phân bón
Căn cứ theo khoản 4 Điều 12 Nghị định 84/2019/NĐ-CP, trong vòng 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy phép sản xuất phân bón, cơ sở sản xuất phải có chứng nhận ISO 9001:2015.
➤ Sản xuất thuốc bảo vệ thực vật
Khoản 6 Điều 3 Nghị định 123/2018/NĐ-CP có quy định, cơ sở sản xuất thuốc bảo vệ thực vật phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn tương đương.
➤ Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới
Theo quy định tại khoản 4 Điều 25 Nghị định 166/2024/NĐ-Cp và các văn bản liên quan của Bộ Giao thông Vận tải, trong vòng 12 tháng kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định, trung tâm đăng kiểm xe cơ giới phải có chứng nhận ISO 9001:2015.
VI. Dịch vụ làm chứng chỉ ISO 9001:2015 tại Luật Tín Minh
Việc đạt chứng nhận ISO 9001:2015 không chỉ là yêu cầu pháp lý trong một số lĩnh vực mà còn là công cụ hữu hiệu để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy quá trình đăng ký có phần phức tạp, nhưng với sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp như Công ty Luật Tín Minh, bạn hoàn toàn có thể đạt được chứng chỉ ISO 9001:2015 một cách dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm.
Với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp, uy tín, giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện đăng ký xin cấp chứng nhận ISO 9001:2015 nhanh chóng với mức chi phí tối ưu.
|
➤ Thông tin tham khảo về dịch vụ xin cấp chứng nhận ISO 9001:2015 tại Luật Tín Minh:
- Tổng chi phí: Từ 16.000.000 - 20.000.000 đồng (phí duy trì mỗi năm 6.000.000 đồng).
- Thời gian hoàn thành: Tùy từng trường hợp hồ sơ, Luật Tín Minh sẽ thông báo cụ thể đến khách hàng trước khi triển khai dịch vụ.
- Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các thông tin đơn giản sau đây:
|
➤ Cam kết của Luật Tín Minh với khách hàng khi cung cấp dịch vụ:
- Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, tư duy nhạy bén với nhiều năm kinh nghiệm.
- Tư vấn tận tình, chính xác, chi tiết mọi thông tin khách hàng cần.
- Chi phí hợp lý, cam kết không phát sinh bất kì chi phí nào khác ngoài hợp đồng, giúp khách hàng tối ưu chi phí.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý có liên quan cho doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động.
➣ Xem chi tiết: Dịch vụ làm chứng chỉ ISO 9001:2015.
Liên hệ Luật Tín Minh qua hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 0908.842.012 (Miền Nam) để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và báo giá chính xác cho trường hợp của bạn.
VII. Các câu hỏi về ISO 9001:2015 thường gặp
1. Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 sẽ có thời hạn trong bao lâu?
Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thời hạn 03 năm kể từ ngày cấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá giám sát hàng năm để duy trì hiệu lực của chứng nhận.
2. Xin giấy chứng nhận ISO 9001:2015 mất bao lâu?
Thời gian xin chứng nhận ISO 9001:2015 thường kéo dài từ 30 – 45 ngày, tùy vào quy mô và mức độ sẵn sàng của hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.
➣ Xem chi tiết: Thủ tục đăng ký ISO 9001.
3. Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 là bao nhiêu?
Luật Tín Minh hiện nhận làm dịch vụ làm chứng chỉ ISO 9001:2015 với chi phí dao động từ 16.000.000 - 20.000.000 đồng (phí duy trì mỗi năm 6.000.000 đồng).
➣ Xem chi tiết dịch vụ: Đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015.
4. Có cần thuê tư vấn khi làm ISO 9001:2015 không?
Không bắt buộc, nhưng việc thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót khi xây dựng hệ thống và tăng khả năng được cấp chứng nhận ngay trong lần đầu đánh giá.
5. ISO 9001:2015 áp dụng cho ngành nghề nào?
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn chung về hệ thống quản lý chất lượng, có thể áp dụng cho mọi ngành nghề như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, y tế, xây dựng…
6. Có thể xin chứng nhận ISO 9001:2015 online không?
Một số bước như đăng ký tư vấn, nộp hồ sơ ban đầu có thể thực hiện online, nhưng quy trình đánh giá hệ thống và cấp chứng nhận vẫn cần thực hiện trực tiếp.
7. Thủ tục xin cấp chứng nhận ISO 9001:2015 có bắt buộc không?
Theo quy định, việc đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015 chỉ bắt buộc đối với một số lĩnh vực như sản xuất phân bón, sản xuất thuốc bảo vệ thực vật…. Song, các doanh nghiệp được khuyến khích xin cấp chứng chỉ này để tham gia đấu thầu, xuất khẩu hoặc để tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
➣ Xem chi tiết: Các lĩnh vực bắt buộc có chứng nhận ISO 9001.
—
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 0908.842.012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.