Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục đăng ký làm giấy khai sinh cho con

Làm giấy khai sinh cho con cần những gì? Đăng ký khai sinh cho con ở đâu? Quy định thời hạn, thủ tục làm giấy khai sinh cho bé - tải mẫu tờ khai đăng ký khai sinh.

I. Căn cứ pháp lý

• Luật Hộ tịch 2014, hiệu lực từ ngày 01/01/2016.
• Luật Cư trú 2020, hiệu lực từ ngày 01/07/2021.
• Thông tư 04/2024/TT-BTP, hiệu lực từ ngày 06/06/2024.
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/01/2016.
• Quyết định 1872/QĐ-BTP, hiệu lực từ ngày 04/09/2020.

II. Hồ sơ đăng ký làm Giấy khai sinh cho con cần những gì?

Đăng ký khai sinh là việc đăng ký với cơ quan chức năng có thẩm quyền về sự kiện ra đời của một đứa trẻ. Đây là cột mốc đánh dấu sự tồn tại, xác lập quyền công dân, xác lập các mối quan hệ xã hội  của một cá nhân. 

1. Thành phần hồ sơ làm Giấy khai sinh cho con trẻ

Để đăng ký làm Giấy khai sinh cho con trẻ, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ cần nộp và cần xuất trình khi làm thủ tục theo quy định tại Điều 16 Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản pháp luật khác có liên quan. Cụ thể:

2. 7 lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai sinh cho bé

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai sinh cho trẻ, bạn cần lưu ý 7 điều sau:

➨ Lưu ý đối với các loại giấy tờ cần nộp:

1. Đối với đầu mục hồ sơ số (1), các loại giấy tờ có giá trị tương đương bao gồm:
   • Văn bản xác nhận về việc sinh con của người làm chứng.
   • Văn bản cam đoan về việc sinh con (nếu việc sinh con không có người làm chứng).
   • Văn bản xác nhận về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền cấp (đối với trẻ bị bỏ rơi).
   • Văn bản xác nhận về việc thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ của cơ sở y tế có chuyên môn (đối với trẻ sinh ra do mang thai hộ).
   • Tài liệu, giấy tờ xác nhận về việc sinh con ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con (nếu có) được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài (đối với trẻ được sinh ra ở nước ngoài).
2. Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả 2 người đều là người nước ngoài đăng ký khai sinh cho con tại Việt Nam thì phải nộp bổ sung thêm: 
   • Văn bản thỏa thuận về việc lựa chọn quốc tịch cho con của cha mẹ.
   • Nếu chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì cần bổ sung giấy tờ xác nhận về việc trẻ có quốc tịch phù hợp với quy định pháp luật nước đã mà trẻ được chọn mang quốc tịch do cơ quan có thẩm quyền của nước đó cấp.
3. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho thân nhân là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột làm thủ tục thì không cần nộp mục hồ sơ số (2), nhưng phải thống nhất về nội dung đăng ký khai sinh với ba mẹ của trẻ. 

➨ Lưu ý đối với các loại giấy tờ cần xuất trình khi thực hiện thủ tục làm khai sinh cho con:

1. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu được thông tin về nơi cư trú trên Cơ sở dữ liệu quốc gia thì không cần xuất trình mục hồ sơ số (3).
2. Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là công dân Việt Nam, sinh con ở nước ngoài nhưng chưa làm Giấy khai sinh, đưa con về Việt Nam cư trú và muốn làm Giấy khai sinh thì xuất trình thêm:
   • Giấy tờ chứng minh việc nhập cảnh vào Việt Nam của trẻ là hợp pháp.
   • Giấy xác nhận về việc trẻ đang cư trú tại Việt Nam do cơ quan công an có thẩm quyền cấp.
3. Trường hợp cần thực hiện đồng thời 2 thủ tục là thủ tục đăng ký khai sinh cho bé và thủ tục nhận cha - mẹ - con thì xuất trình thêm:
   • Giấy xác nhận quan hệ huyết thống giữa cha - con, mẹ - con của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan có thẩm quyền khác.
   • Nếu không cung cấp được giấy chứng nhận quan hệ huyết thống thì các bên phải lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha - con, mẹ - con có xác nhận của ít nhất 2 người làm chứng.

III. Nơi đăng ký làm Giấy khai sinh ở đâu?

Công dân nộp hồ sơ đăng ký làm Giấy khai sinh cho bé tại các cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 7, Điều 13 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, bao gồm:

➨ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi cư trú của cha/mẹ: 

Đăng ký khai sinh cho trẻ là sinh ra ở Việt Nam, có ba mẹ là công dân Việt Nam, đang cư trú tại Việt Nam.

➨ Ủy ban nhân dân cấp xã ở khu vực biên giới nơi cha/mẹ cư trú: 

Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có mẹ/cha là công dân Việt Nam và người còn lại là công dân nước láng giềng đang thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam.

➨ Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ: 

Đăng ký khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài, bao gồm các trường hợp sau:

• Trẻ sinh ra tại Việt Nam có:
  • Cha/mẹ là công dân Việt Nam và người còn lại là công dân nước ngoài hoặc người không có quốc tịch.
  • Cha/mẹ đều là công dân Việt Nam, trong đó 1 bên đang cư trú trong nước và 1 bên đang định cư ở nước ngoài.
  • Cả cha và mẹ đều là công dân Việt Nam nhưng đều đang định cư ở nước ngoài.
  • Cả cha và mẹ đều là người nước ngoài hoặc là người không quốc tịch đang cư trú tại Việt Nam.
• Trẻ sinh ra ở nước ngoài, chưa đăng ký khai sinh ở nước ngoài và được đưa về Việt Nam để cư trú có:
  • Cha/mẹ là người Việt Nam.
  • Cả cha và mẹ đều là người Việt Nam.

➨ Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài: 

Đăng ký khai sinh cho trẻ là công dân Việt Nam, sinh ra và đang cư trú tại nước ngoài.

Lưu ý:

Nơi cư trú của công dân Việt Nam có thể là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú. Nếu không xác định được nơi thường trú và nơi tạm trú thì nơi cư trú chính là nơi ở hiện tại của công dân (căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú 2020).

➣ Xem thêm: 

• Mẹ đơn thân làm giấy khai sinh cho con.
• Thủ tục làm giấy khai sinh cho con theo họ mẹ.
• Thủ tục làm Giấy khai sinh cho con có yếu tố nước ngoài.
• Thủ tục làm Giấy khai sinh cho con khi chưa đăng ký kết hôn.

IV. Hướng dẫn thủ tục đăng ký làm Giấy khai sinh cho con tại UBND cấp xã

Trong phạm vi bài viết này, Luật Tín Minh sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện thủ tục đăng ký làm Giấy khai sinh cho con trong nước (đăng ký khai sinh cho con tại UBND cấp xã).

Quy trình làm giấy khai sinh cho con tại UBND cấp xã được tiến hành theo quy định tại Điều 16 Luật Hộ tịch 2014 và Quyết định 1872/QĐ-BTP. Các bước thực hiện như sau:

➨ Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền

• Số lượng: 1 bộ.
• Các giấy tờ cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ làm Giấy khai sinh: Theo hướng dẫn của Luật Tín Minh ở trên. 

➨ Bước 2: UBND xã tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Khi tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ và tiến hành xử lý như sau: 

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Giải quyết hồ sơ (tức tiến hành bước 3).
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ: Hướng dẫn bạn bổ sung và hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp bạn chưa thể bổ sung giấy tờ cần thiết, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ lập văn bản để hướng dẫn chi tiết.

➨ Bước 3: UBND xã giải quyết hồ sơ 

Nếu xét thấy hồ sơ hợp lệ, thông tin trong tờ khai đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện:

• Ghi nội dung đăng ký khai sinh vào Sổ hộ tịch, bao gồm: 
  • Thông tin của mẹ, cha của trẻ (*): họ tên, quốc tịch, năm sinh, dân tộc, nơi cư trú.
  • Số định danh cá nhân và thông tin của con trẻ: họ tên, giới tính, quốc tịch, dân tộc, quê quán, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, nơi sinh.
• Đăng tải thông tin đăng ký khai sinh cho trẻ lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân cho trẻ.
• Cùng người thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ ký tên vào Sổ hộ tịch.

➨ Bước 4: UBND cấp Giấy khai sinh cho trẻ 

Sau cùng, chủ tịch UBND xã cấp Giấy khai sinh cho trẻ và giao cho người đăng ký theo đúng quy định.

Lưu ý: 

➧ (*) Đối với trường hợp không xác định được cha của trẻ được khai sinh là ai thì phần thông tin của người cha có thể bỏ trống.

➧ Trường hợp đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha - con, mẹ - con thì bạn tiến hành thêm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Bạn có thể tham khảo chi tiết cách thực hiện tại bài viết sau của Luật Tín Minh:

➣ Xem chi tiết: Thủ tục nhận cha mẹ con để làm Giấy khai sinh.

V. Thời hạn làm Giấy khai sinh cho con

Căn cứ Điều 15 Luật Hộ tịch 2014, thời gian làm giấy khai sinh cho con trẻ được quy định như sau: 

• Trong vòng 60 ngày, kể từ ngày trẻ được sinh ra, cha mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con.
• Trường hợp cha, mẹ không thể thực hiện thủ tục thì ông, bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm khai sinh cho trẻ.

Lưu ý: 

Pháp luật hiện hành không quy định về mức xử phạt đối với việc khai sinh trễ thời hạn trên. Tuy nhiên, bạn nên tuân thủ đúng quy định về thời hạn đăng ký khai sinh cho bé để tránh những hệ lụy không đáng có về sau cho cả con và bản thân.

VI. Dịch vụ làm Giấy khai sinh cho trẻ trong trường hợp đặc biệt

Thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ ở các trường hợp đặc biệt sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian hơn so với thủ tục làm Giấy khai sinh cho trẻ thông thường. 

Nhằm giúp khách hàng rút ngắn thời gian, nhanh chóng hoàn tất thủ tục, Luật Tín Minh mang đến dịch vụ làm Giấy khai sinh cho trẻ trong các trường hợp đặc biệt, như:

• Làm Giấy khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi.
• Làm Giấy khai sinh trễ thời hạn quy định.
• Làm Giấy khai sinh cho trẻ là con ngoài giá thú.
• Làm Giấy khai sinh cho con ở nơi tạm trú (khác tỉnh).
• Làm Giấy khai sinh cho con theo họ mẹ khi chưa đăng ký kết hôn.
• Làm Giấy khai sinh cho con theo họ cha khi chưa đăng ký kết hôn.
• …

Trong khoảng từ 7 ngày làm việc, Luật Tín Minh sẽ hoàn tất mọi thủ tục cần thiết và bàn giao Giấy khai sinh của trẻ tận nơi theo yêu cầu với chi phí từ 18.000.000 đồng.

Xuyên suốt quá trình cung cấp dịch vụ, Luật Tín Minh cam kết với khách hàng:

• Luật sư tư vấn nhiệt tình, giải đáp mọi thắc mắc liên quan cho trường hợp cụ thể của khách hàng.
• Báo giá rõ ràng - bảng giá thể hiện chi tiết trong hợp đồng - không phát sinh thêm.
• Tốc độ triển khai dịch vụ nhanh, bàn giao Giấy khai sinh đúng hẹn.

Tùy thuộc vào trường hợp đăng ký làm giấy khai sinh cho bé cụ thể của khách hàng mà thời gian và chi phí dịch vụ sẽ có sự khác nhau. Bạn vui lòng liên hệ Luật Tín Minh qua hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được tư vấn và nhận báo giá chính xác nhất đối với trường hợp của mình.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ làm Giấy khai sinh.

VII. Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký làm Giấy khai sinh cho bé

1. Giấy tờ làm giấy khai sinh cho con gồm những gì?

Để làm Giấy khai sinh cho trẻ bạn cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký làm giấy khai sinh mới nhất.
• Giấy chứng sinh hoặc các loại giấy tờ khác có giá trị tương đương.
• Giấy ủy quyền làm Giấy khai sinh (nếu cha mẹ ủy quyền cho người khác làm thủ tục).

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ làm Giấy khai sinh cho con.

2. Nơi đăng ký khai sinh cho con ở đâu?

Theo quy định tại Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, bạn có thể làm thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ tại 1 trong 4 cơ quan có thẩm quyền sau: UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. 

Tùy từng trường hợp hồ sơ cụ thể mà quy định về nơi đăng ký khai sinh cho trẻ sẽ khác nhau.

➣ Xem chi tiết: Nơi đăng ký khai sinh.

3. Đăng ký làm Giấy khai sinh cho con ở nơi tạm trú được không?

Được. Căn cứ Điều 7, Điều 13 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 11 Luật Cư trú 2020 bạn có thể làm Giấy khai sinh cho trẻ ở cơ quan có thẩm quyền nơi thường trú hoặc tạm trú. 

4. Cách làm Giấy khai sinh cho con trẻ tại UBND xã?

Bạn tiến hành thủ tục làm Giấy khai sinh cho bé theo trình tự 4 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại UBND cấp xã có thẩm quyền.
• Bước 2: UBND xã tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
• Bước 3: UBND xã giải quyết hồ sơ.
• Bước 4: UBND cấp Giấy khai sinh cho trẻ.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục làm Giấy khai sinh cho con.

5. Thời hạn làm Giấy khai sinh cho con là bao lâu?

Theo quy định tại Điều 15 Luật Hộ tịch 2014, thời hạn đăng ký làm Giấy khai sinh cho con trẻ là 60 ngày, kể từ ngày trẻ được sinh ra.

➣ Xem chi tiết: Thời hạn làm giấy khai sinh. 

6. Làm giấy khai sinh muộn, trễ có bị phạt không?

Pháp luật hiện hành không có quy định xử phạt đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ muộn so với thời gian quy định. Tuy nhiên, Giấy khai sinh là một giấy tờ pháp lý quan trọng đối với mỗi cá nhân, do đó, bạn nên đăng ký khai sinh cho con đúng hạn để tránh những hệ lụy không mong muốn về sau.

➣ Xem chi tiết: Thời gian làm Giấy khai sinh cho con.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.