Văn phòng công chứng là gì? Để làm gì? Điều kiện, hồ sơ & thủ tục thành lập, mở văn phòng công chứng theo Luật Công chứng 2024, áp dụng từ 01/07/2025.
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Công chứng 2014, hiệu lực từ ngày 01/01/2015.
- Luật Công chứng 2024, hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
- Nghị định 29/2015/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01/05/2015.
- Thông tư 03/2024/TT-BTP, hiệu lực từ ngày 15/05/2024.
II. Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng được tổ chức, hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Chức năng chính của Văn phòng công chứng là:
- Chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng và các giao dịch dân sự.
- Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của các loại bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Văn phòng công chứng có con dấu, có tài khoản riêng và hoạt động dựa trên nguyên tắc tự chủ về tài chính. Nguồn thu nhập của Văn phòng công chứng đến từ hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng và các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
Từ ngày 01/07/2025 để đăng ký thành lập Văn phòng công chứng, cá nhân, tổ chức cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật Công chứng 2024, cụ thể:
1. Loại hình doanh nghiệp của Văn phòng công chứng
Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì trước ngày 01/07/2025, Văn phòng công chứng cần được tổ chức và hoạt động dưới mô hình công ty hợp danh và phải đáp ứng điều kiện:
- Có tối thiểu 2 thành viên hợp danh là công chứng viên.
- Các thành viên hợp danh có quyền ngang nhau trong việc đưa ra quyết định các vấn đề của Văn phòng công chứng.
- Không có thành viên góp vốn.
- Trưởng Văn phòng công chứng là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng, có tối thiểu từ 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.
Nhưng từ ngày 01/07/2025 khi Điều 23 Luật Công chứng 2024 có hiệu lực thì Văn phòng công chứng được tổ chức hoạt động theo 2 loại hình doanh nghiệp gồm công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.
➨ Đối với Văn phòng công chứng tổ chức, hoạt động theo mô hình công ty hợp danh sẽ đáp ứng các điều kiện như trước đây.
➨ Đối với Văn phòng công chứng tổ chức, hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân (*) sẽ đáp ứng các điều kiện:
- Chủ doanh nghiệp tư nhân phải đồng thời đảm nhiệm chức vụ Trưởng Văn phòng công chứng.
- Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.
Lưu ý (*):
Danh mục các đơn vị hành chính cấp huyện có mật độ dân số thấp, cơ sở hạ tầng, dịch vụ chưa phát triển, gặp khó khăn trong việc thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh, được phép tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân sẽ được Chính phủ quy định chi tiết.
Người sáng lập Văn phòng công chứng phải là công chứng viên và cần đáp ứng các tiêu chuẩn về công chứng viên theo đúng quy định tại Điều 10 Luật Công chứng 2024, cụ thể:
- Là công dân Việt Nam, đang thường trú tại Việt Nam, sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật.
- Có phẩm chất đạo đức tốt, sức khỏe tốt, không quá 70 tuổi.
- Đã tốt nghiệp đại học ngành cử nhân luật hoặc có bằng thạc sĩ luật, tiến sĩ luật.
- Có tối thiểu 3 năm công tác tại các cơ quan, tổ chức pháp luật sau khi nhận bằng cử nhân luật, thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật.
- Có chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo ngành nghề công chứng.
- Kết quả tập sự hành nghề công chứng được đánh giá đạt yêu cầu.
Đồng thời, theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Luật Công chứng 2024, công chứng viên thành lập hay tham gia thành lập Văn phòng công chứng không được thuộc các trường hợp sau:
- Đang đảm nhiệm vai trò là viên chức của Phòng công chứng.
- Đang là thành viên hợp danh của một Văn phòng công chứng đã đăng ký thành lập trước đó.
- Đang là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được đăng ký hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân.
- Chưa hết thời hạn 2 năm kể từ thời điểm chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng, chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng hoặc bán Văn phòng công chứng.
3. Người đại diện pháp luật của Văn phòng công chứng
Theo khoản 3 Điều 23 Luật Công chứng 2024, người đại diện pháp luật của Văn phòng công chứng cần đáp ứng 2 điều kiện sau:
- Người đại diện pháp luật đồng thời là Trưởng Văn phòng công chứng.
- Người đại diện pháp luật là người điều hành và quản lý mọi hoạt động của Văn phòng công chứng mà không được thuê người khác thực hiện thay hoặc cho thuê Văn phòng công chứng.
4. Đặt tên cho Văn phòng công chứng
Tại khoản 4 Điều 23 Luật Công chứng 2024 có quy định rõ ràng về cách đặt tên cho Văn phòng công chứng, cụ thể:
Tên của Văn phòng công chứng phải bao gồm 2 thành tố là: “Văn phòng công chứng” + tên riêng bằng tiếng Việt. Trong đó, tên riêng sẽ do các thành viên hợp danh hoặc Trưởng Văn phòng công chứng (đối với Văn phòng công chứng tổ chức hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân) lựa chọn. Tên riêng đáp ứng các điều kiện sau:
- Không sử dụng tên của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân… để đặt 1 phần hay toàn bộ tên riêng cho Văn phòng công chứng.
- Tên Văn phòng công chứng không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các Văn phòng công chứng khác đã đăng ký hoạt động trên phạm vi toàn quốc.
- Tên của Văn phòng công chứng không được chứa các ký tự, ký hiệu vi phạm quy tắc đạo đức, thuần phong mỹ tục, truyền thống, lịch sử, văn hóa dân tộc Việt Nam.
5. Trụ sở Văn phòng công chứng
Trụ sở Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện được quy định tại Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, bao gồm:
- Có thông tin địa chỉ cụ thể như: số nhà, tên đường, ngõ, khu phố, phường/xã/thị trấn, quận/huyện, tỉnh/thành phố…
- Trụ sở Văn phòng công chứng phải đáp ứng tiêu chuẩn về diện tích sử dụng, công năng sử dụng theo quy định, như: có khu vực tiếp người yêu cầu công chứng, khu vực lưu trữ hồ sơ, khu vực làm việc cho công chứng viên và người lao động…
- Công chứng viên đăng ký thành lập Văn phòng công chứng phải nộp các loại giấy tờ chứng minh cho quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp nơi sử dụng làm trụ sở Văn phòng.
6. Khắc con dấu của Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng đã đăng ký thành lập cần khắc con dấu riêng và sử dụng con dấu trong suốt quá trình hoạt động. Trên con dấu của Văn phòng công chứng không được khắc hình quốc huy.
IV. Thủ tục thành lập, mở Văn phòng công chứng từ ngày 01/07/2025
Tại bài viết này, Luật Tín Minh sẽ hướng dẫn thủ tục thành lập Văn phòng công chứng theo quy định mới nhất tại Luật Công chứng 2024, áp dụng từ ngày 01/07/2025. Cụ thể:
1. Đăng ký mở Văn phòng công chứng ở đâu?
Căn cứ khoản 1 Điều 24 Luật Công chứng 2024, công chứng viên nộp hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng.
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp đăng ký thành lập Văn phòng công chứng mà thành phần hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.
Về cơ bản, hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (mẫu TP-CC-08-sđ ban hành kèm theo Thông tư Thông tư 03/2024/TT-BTP).
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng, nêu rõ về:
- Sự cần thiết thành lập như mô hình tổ chức và hoạt động, địa chỉ đặt trụ sở, tên Văn phòng công chứng, nhân sự, địa điểm mở văn phòng, khả năng quản trị…
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị, kế hoạch triển khai hoạt động…
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của: Trường Văn phòng công chứng, các thành viên tham gia thành lập.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng địa chỉ đăng ký làm trụ sở Văn phòng công chứng.
⤓ Tải mẫu miễn phí: Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
Thủ tục mở Văn phòng công chứng và đăng ký hoạt động bao gồm 5 bước sau:
➧ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mở Văn phòng công chứng
➧ Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở
➧ Bước 3: Sở Tư pháp ban hành quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng
➧ Bước 4: Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp
Trong thời hạn 90 ngày, tính từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, công chứng viên phải tiến hành đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp nơi ban hành quyết định.
Hồ sơ đăng ký giấy phép hoạt động Văn phòng công chứng gồm:
- Loại hình tổ chức, tên, địa chỉ của Văn phòng công chứng.
- Thông tin của Trưởng Văn phòng công chứng và các thành viên hợp danh (nếu có):
- Họ và tên.
- CCCD/hộ chiếu.
- Số quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
➧ Bước 5: Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng
Kể từ thời điểm được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng được phép hành nghề công chứng theo đúng quy định của pháp luật.
V. Văn phòng công chứng là loại hình doanh nghiệp gì?
Như Luật Tín Minh đã đề cập ở trên, trước ngày 01/07/2025 Văn phòng công chứng chỉ được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.
Nhưng từ ngày 01/07/2025, khi Luật Công chứng 2024 có hiệu lực thì Văn phòng công chứng có thể lựa chọn tổ chức và hoạt động theo 2 loại hình doanh nghiệp là công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.
VI. Các câu hỏi thường gặp khi mở Văn phòng công chứng
1. Mở Văn phòng công chứng cần điều kiện gì?
Để đăng ký thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Luật Công chứng 2024, bao gồm:
- Điều kiện về loại hình doanh nghiệp đăng ký thành lập Văn phòng công chứng.
- Điều kiện về người sáng lập Văn phòng công chứng.
- Điều kiện về đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng.
- Điều kiện về đặt tên cho Văn phòng công chứng.
- Điều kiện về địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng công chứng.
- Điều kiện về việc khắc con dấu của Văn phòng công chứng.
➣ Xem chi tiết: Điều kiện mở văn phòng công chứng.
2. Cách mở Văn phòng công chứng năm 2025 đúng luật?
Để đăng ký thành lập Văn phòng công chứng bạn thực hiện theo thứ tự các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mở Văn phòng công chứng.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.
- Bước 3: Sở Tư pháp ban hành quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
- Bước 4: Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp.
- Bước 5: Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
➣ Xem chi tiết: Thủ tục mở Văn phòng công chứng.
3. Muốn mở Văn phòng công chứng cần chuẩn bị giấy tờ gì?
Về cơ bản, hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TP-CC-08-sđ.
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng, nêu rõ về: mô hình tổ chức và hoạt động, kế hoạch triển khai hoạt động, địa chỉ đặt trụ sở, tên Văn phòng công chứng…
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của: Trường Văn phòng công chứng, các thành viên tham gia thành lập.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng địa chỉ đăng ký làm trụ sở Văn phòng công chứng.
➣ Xem chi tiết: Hồ sơ mở Văn phòng công chứng.
4. Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân hay không?
Có. Văn phòng công chứng là tổ chức có tư cách pháp nhân, được đăng ký thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.
5. Luật sư có được mở Văn phòng công chứng hay không?
Được. Luật sư được mở Văn phòng công chứng nếu thỏa mãn đầy đủ điều kiện về người sáng lập văn phòng công chứng theo đúng quy định tại Điều 10 và Điều 24 Luật Công chứng 2024.
➣ Xem chi tiết: Điều kiện về người sáng lập Văn phòng công chứng.
6. Văn phòng công chứng có làm dịch vụ dịch thuật được không?
Được. Văn phòng công chứng có thể cung cấp thêm dịch vụ dịch thuật nếu đáp ứng các điều kiện liên quan đến dịch thuật theo quy định của pháp luật, như:
- Việc dịch thuật được triển khai bởi cộng tác viên dịch thuật của Văn phòng công chứng.
- Cộng tác viên dịch thuật của Văn phòng công chứng phải tốt nghiệp đại học và thông thạo ngoại ngữ mà Văn phòng công chứng cung cấp dịch vụ dịch thuật.
- Cộng tác viên dịch thuật phải chịu trách nhiệm và cam kết về tính chính xác, phù hợp với Văn phòng công chứng.
—
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.