Thủ tục Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty cùng quận, khác quận/tỉnh

Chi tiết: Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận/tỉnh do thay đổi địa chỉ kinh doanh, cập nhật/thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính… Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm những gì?

I. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
• Thông tư 86/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022.

II. Tổng quan về thay đổi địa chỉ công ty (thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh)

1. Quy định chung về việc thay đổi địa chỉ công ty

Thông tin địa chỉ trụ sở công ty là một trong những nội dung được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty (hay còn gọi là thay đổi địa chỉ công ty/thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh/thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh) thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT), Cơ quan thuế…

Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp sẽ được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã được thay đổi địa chỉ.

2. Khi nào cần thay đổi địa chỉ công ty

Một số lý do dẫn đến việc doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty như:

➨ Thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Địa phương cập nhật, thay đổi địa giới hành chính hoặc thay đổi tên đường, số nhà khiến địa chỉ công ty không còn đúng với thực tế. Theo đó, doanh nghiệp phải cập nhật lại địa chỉ cho chính xác.

➨ Nhu cầu mở rộng thị trường, phát triển kinh doanh

Doanh nghiệp chuyển sang địa điểm khác để mở rộng quy mô kinh doanh hoặc để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh, phát triển thị trường.

➨ Thay đổi địa chỉ công ty do hết hợp đồng thuê mặt bằng

Trường hợp doanh nghiệp thuê mặt bằng làm trụ sở và thời hạn thuê đã hết, doanh nghiệp chuyển trụ sở sang một địa điểm mới. Việc chuyển sang địa điểm mới làm thay đổi nội dung trong Giấy phép kinh doanh, vì vậy doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

➨ Một số lý do khác

Một số lý do khác buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh như: văn phòng cũ nhỏ và nhân viên ngày càng đông; tiền thuê văn phòng cao nên muốn chuyển sang văn phòng khác; vấn đề về phong thủy… 

3. Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Dưới đây là 3 trường hợp phổ biến về thay đổi địa chỉ kinh doanh, cụ thể:

• Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
• Thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện.
• Thay đổi địa chỉ khác tỉnh/thành phố.

III. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận/khác tỉnh

1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện

Dựa theo quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cùng quận/huyện sẽ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục thông báo với Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố mà không cần làm thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế.

Ngoài ra, hệ thống cơ sở dữ liệu của Cơ quan thuế và Sở KH&ĐT hiện tại đã liên thông với nhau. Do đó, sau khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty và được công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, cơ quan thuế cũng sẽ nhận được thông tin về sự thay đổi này.

Như vậy, đối với trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ nộp cho Sở KH&ĐT là được.

➨ Chi tiết bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố sẽ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp. Do đó, trước khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế với cơ quan thuế.

Theo đó, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị 3 bộ hồ sơ sau:

• Hồ sơ xin chuyển quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố gửi Chi cục thuế cũ (nơi chuyển đi).
• Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố.
• Hồ sơ đăng ký thuế nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Chi tiết từng bộ hồ sơ như sau:

➨ Hồ sơ xin chuyển quận/huyện hoặc chuyển tỉnh/thành phố gửi Chi cục thuế cũ (nơi chuyển đi)

➨ Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố

➨ Hồ sơ đăng ký thuế nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đến

(*): Mẫu này do cơ quan thuế cũ cấp tại bước làm hồ sơ chuyển quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố.

Lưu ý:

Tại Hà Nội, cơ quan quản lý thuế không yêu cầu doanh nghiệp nộp mẫu 09-MST và bản sao Giấy phép kinh doanh mới nhưng tại TP. HCM thì vẫn yêu cầu. Do đó, tùy vào nơi chuyển trụ sở đến mà doanh nghiệp liên hệ với cơ quan quản lý thuế để tìm hiểu rõ hơn trước khi thực hiện.

IV. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

Tùy vào việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ cùng quận hay khác quận/khác tỉnh mà thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo hướng dẫn mà Luật Tín Minh chia sẻ dưới đây:

1. Thủ tục thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp phải có trách nhiệm làm thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty với Sở KH&ĐT.

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ cùng quận/huyện sẽ gồm 3 bước sau:

➨ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng quận/huyện

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ mà Luật Tín Minh đã chia sẻ ở mục “Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận”.

➨ Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp hồ sơ online trên trang Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trang dịch vụ công của Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố.

➨ Bước 3: Chờ nhận kết quả

Trong thời hạn 3 - 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:

➣ Xem chi tiết: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố

Như Luật Tín Minh đã chia sẻ, thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp sẽ thực hiện đồng thời thủ tục với Sở KH&ĐT và các thủ tục với cơ quan quản lý thuế.

Cụ thể, thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố sẽ gồm 3 bước sau:

➨ Bước 1: Thực hiện thủ tục thuế tại Chi cục thuế cũ

Tại bước này, doanh nghiệp cần làm 2 việc sau:

• Thứ nhất: Thực hiện thủ tục quyết toán thuế hoặc thủ tục chốt thuế chuyển quận (*).
• Thứ hai: Nộp hồ sơ xin chuyển quận/huyện hoặc chuyển tỉnh/thành phố gửi cơ quan thuế cũ (hồ sơ này Luật Tín Minh đã chia sẻ ở mục “Hồ sơ xin chuyển quận/huyện hoặc chuyển tỉnh/thành phố”).

—

(*) Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi cơ quan quản lý thuế thì không phải làm thủ tục quyết toán thuế. Tuy nhiên, trong thực tế vẫn có một số tỉnh thành vẫn yêu cầu phải quyết toán thuế trước khi chuyển đi. Do vậy, doanh nghiệp nên liên hệ với cán bộ Chi cục Thuế để biết chắc chắn doanh nghiệp mình có cần làm thủ tục này không.

Đối với thủ tục chốt thuế chuyển quận/tỉnh, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý thuế trực tiếp của công ty để kiểm tra và hoàn thành thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc chuyển tỉnh. Cụ thể các nội dung công việc doanh nghiệp cần thực hiện gồm:

• Hoàn thành các khoản nợ thuế, tiền thuế.
• Hoàn thành nghĩa vụ nộp tờ khai thuế, báo cáo thuế.
• Nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu doanh nghiệp mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy tại quận/tỉnh cũ và vẫn chưa sử dụng hết).
• Nộp lại/nộp bổ sung các loại tờ khai, báo cáo thuế còn thiếu hoặc sai sót (nếu có) tính đến thời điểm chuyển quận/huyện/tỉnh/thành phố nếu cơ quan quản lý thuế yêu cầu.
• Nộp đầy đủ các loại tiền chậm nộp, tiền thuế, tiền phạt đến thời điểm chuyển quận/tỉnh (nếu có).

Thời gian Chi cục thuế giải quyết hồ sơ chuyển quận/huyện hoặc chuyển tỉnh/thành phố là trong khoảng từ 10 - 15 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. 

Sau khi xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục chốt thuế hoặc thủ tục quyết toán thuế, Cơ quan thuế sẽ ra thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa chỉ theo mẫu số 09-MST.

➨ Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ như Luật Tín Minh đã chia sẻ và nộp về Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Bạn xem lại hồ sơ tại “Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh”.

Cũng tương tự như thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.

➨ Bước 3: Thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đến

Sau khi có Giấy chứng nhận kinh doanh mới, doanh nghiệp tiến hành thủ tục thuế với cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến.

Về chi tiết hồ sơ, doanh nghiệp xem lại tại “Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đến” mà Luật Tín Minh đã chia sẻ ở trên.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận - khác tỉnh.

V. Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Khoản 2 Điều 31 Luật Doanh 2020 nghiệp quy định rõ, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty cho Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Quá thời hạn trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 49 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thông báo hoặc thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty quá thời hạn quy định thì sẽ bị xử phạt, cụ thể:

VI. Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm những gì?

Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính và nhận được Giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện 6 công việc sau:

1. Làm lại bảng hiệu công ty theo địa chỉ mới và treo tại trụ sở chính của công ty.
2. Đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép kinh doanh mới.
3. Cập nhật thông tin địa chỉ mới tại phần mềm BHXH điện tử.
4. Làm thông báo thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cho cơ quan thuế nơi chuyển đến. Đồng thời, doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để cập nhật lại địa chỉ trụ sở mới của công ty trên phần mềm hóa đơn.
5. Thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty đến các bên có liên quan như đối tác, khách hàng, ngân hàng… để không ảnh hưởng đến các hoạt động giao dịch, kinh doanh của doanh nghiệp.
6. Khắc lại con dấu công ty (trường hợp doanh nghiệp thay đổi công ty khác quận, khác tỉnh).

VII. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Luật Tín Minh

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác phức tạp, chưa kể đối với thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận, khác tỉnh sẽ liên quan đến các vấn đề thuế. Chính vì thế, nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều thời gian để hoàn thành thủ tục.

Để đơn giản hóa quy trình và nhanh chóng nhận được Giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Luật Tín Minh.

➣ Xem chi tiết: Phí thay đổi địa chỉ công ty trọn gói - Cùng quận, khác quận/khác tỉnh.

VIII. Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh

1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận bao gồm các thành phần giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Quyết định và bản sao biên bản họp về việc chuyển địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty/Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên…  (tùy vào loại hình).
• Giấy ủy quyền và bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có).
• …

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/khác tỉnh gồm mấy bước?

Khi doanh nghiệp muốn chuyển địa chỉ công ty tới quận/tỉnh mới cần thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế, chuyển quận/tỉnh với cơ quan quản lý thuế cũ.
• Bước 2: Làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Sở KH&ĐT.
• Bước 3: Làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/khác tỉnh.

3. Hồ sơ xin chuyển quận nộp cho cơ quan thuế gồm giấy tờ gì?

Bộ hồ sơ xin chuyển quận gồm có những giấy tờ sau:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST.
• Bản sao không cần công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền và bản sao CCCD/hộ chiếu của người thay doanh nghiệp nộp hồ sơ (nếu có).

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ xin chuyển quận gửi cơ quan thuế cũ.

4. Thay đổi địa chỉ công ty có cần thông báo với cơ quan quản lý thuế không?

Có. Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh khác sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty.

5. Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty không?

Có. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp cần phải tiến hành thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (cụ thể là thay đổi địa chỉ kinh doanh) với Phòng Đăng ký kinh doanh. Trường hợp chậm hoặc không thông báo sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.

➣ Xem chi tiết: Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

6. Thay đổi địa chỉ công ty có cần khắc lại con dấu công ty không?

Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh khác thì phải khắc lại con dấu công ty.

7. Sau khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần làm gì?

Sau khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thực hiện 6 công việc sau:

1. Làm và treo lại bảng hiệu thể hiện địa chỉ mới của công ty.
2. Đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Cập nhật thông tin địa chỉ mới tại phần mềm BHXH điện tử.
4. Làm thông báo thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
5. Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty đến các bên có liên quan.
6. Khắc lại con dấu công ty (trường hợp doanh nghiệp thay đổi công ty khác quận, khác tỉnh).

➣ Xem chi tiết: Các việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh.

8. Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh online có được không?

Được. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh online bằng cách truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trang dịch vụ công của Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố.

9. Phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Luật Tín Minh là bao nhiêu?

Luật Tín Minh cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty (cùng quận, khác quận/khác tình) với phí dịch vụ chỉ từ 500.000 đồng, hoàn thành thủ tục từ 3 ngày làm việc.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ thay đổi địa chỉ kinh doanh.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.