Hồ sơ & thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty, doanh nghiệp

Luật Tín Minh chia sẻ về hồ sơ và thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty, doanh nghiệp. Các quy định mới về tạm ngừng kinh doanh: thời hạn tạm ngừng kinh doanh, tạm ngừng kinh doanh có bị thanh tra thuế…

I. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/12/2020.
• Nghị định 22/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 25/02/2020.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, có hiệu lực từ ngày 01/05/2021. 

II. Các lý do tạm ngưng kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tạm ngừng hoạt động kinh doanh vì 1 trong 2 lý do sau:

➨ Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Doanh nghiệp bắt buộc phải tạm ngừng kinh doanh khi có quyết định từ cơ quan chức năng, thường xuất phát từ các nguyên nhân như:

• Vi phạm quy định pháp luật.
• Không đáp ứng các điều kiện kinh doanh theo quy định.
• Hoặc liên quan đến hoạt động thanh tra, kiểm tra chuyên ngành…

➨ Theo quyết định của doanh nghiệp

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp tự lựa chọn tạm ngừng hoạt động kinh doanh với các lý do phổ biến như:

• Cần tái cơ cấu tổ chức, nhân sự hoặc định hướng lại chiến lược kinh doanh.
• Chuẩn bị chuyển đổi ngành nghề hoặc mô hình hoạt động.
• Tạm ngừng để giải quyết tranh chấp nội bộ, tranh chấp pháp lý hoặc vấn đề liên quan đến cổ đông/thành viên góp vốn.
• Chờ cấp giấy phép con đối với ngành nghề có điều kiện (chẳng hạn như ngành nghề yêu cầu phải có chứng chỉ, giấy phép hành nghề hoặc văn bản chấp thuận trước khi đi vào hoạt động).
• Các lý do khác như: khó khăn tài chính, thị trường chưa thuận lợi, thay đổi địa điểm kinh doanh...

III. Hồ sơ, thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty, doanh nghiệp tại Sở KH&ĐT

Chi tiết về hồ sơ và thủ tục tạm ngừng kinh doanh được quy định cụ thể tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

1. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty, doanh nghiệp

Lưu ý: Trong thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp phải trình bày rõ lý do tạm ngừng kinh doanh và thời gian tạm ngừng kinh doanh.

2. Quy trình thực hiện thủ tục tạm dừng hoạt động công ty, doanh nghiệp

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh đến Sở KH&ĐT tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 1 trong 2 cách sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố.
• Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia bằng tài khoản đăng ký kinh doanh. 

➣ Xem chi tiết: Hướng dẫn đăng ký tạm ngừng kinh doanh qua mạng. 

Trong thời hạn từ 3 - 5 ngày làm việc, kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả như sau:

➣ Tham khảo thêm:

• Thủ tục giải thể văn phòng đại diện của công ty.
• Thủ tục giải thể địa điểm kinh doanh của công ty.
• Thủ tục giải thể chi nhánh hạch toán độc lập, phụ thuộc.

IV. Các quy định mới về tạm ngừng kinh doanh

Để việc tạm ngừng kinh doanh diễn ra đúng quy định và tránh phát sinh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định quan trọng dưới đây.

1. Quy định về thời hạn tạm ngừng kinh doanh của công ty, doanh nghiệp

Các công ty, doanh nghiệp hiện có thể đăng ký tạm dừng hoạt động kinh doanh nhiều lần, thời hạn tạm ngừng kinh doanh mỗi lần không được vượt quá 1 năm.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, trong vòng 3 ngày làm việc, trước khi doanh nghiệp tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh sớm hơn thời hạn tạm ngừng đã đăng ký thì phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh bằng văn bản.

Trường hợp doanh nghiệp không thông báo hoặc có thông báo nhưng không đúng thời hạn về thời điểm và thời hạn tạm ngừng/tiếp tục kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ phải chịu mức phạt hành chính từ 10.000.000 - 15.000.000 đồng (căn cứ theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 50 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

2. Quy định về việc nộp hồ sơ khai thuế khi tạm ngừng kinh doanh

Dưới đây là quy định về trường hợp doanh nghiệp cần và không cần nộp hồ sơ khai thuế khi đăng ký tạm ngừng kinh doanh (căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP):

• Trường hợp không cần làm hồ sơ khai thuế: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trọn năm.
• Trường hợp cần làm hồ sơ khai thuế: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh không trọn năm, quý, tháng dương lịch hoặc năm tài chính. 

Ví dụ:

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp là:

• Tạm ngừng trọn năm: Từ 01/01/2026 - 31/12/2026, doanh nghiệp không cần nộp bất kỳ loại hồ sơ, báo cáo nào của năm 2026.
• Tạm ngừng không trọn năm: Từ 01/03/2026 – 31/03/2026, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp báo cáo quý 1/2026, báo cáo tài chính của năm 2026 theo quy định. 

3. Quy định về việc thông báo với cơ quan thuế khi công ty tạm ngừng kinh doanh

Trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ thời điểm cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh, Sở KH&ĐT phải thông báo đến cơ quan quản lý thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp biết về việc tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp (được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP). 

Do đó, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế.

4. Quy định về việc sử dụng hóa đơn trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh

Điểm c khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP có quy định về việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong thời hạn tạm dừng hoạt động kinh doanh như sau:

• Người nộp thuế của doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn cũng như không có trách nhiệm nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn.
• Trường hợp người nộp thuế được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn theo quy định pháp luật thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và hồ sơ khai thuế theo quy định.

5. Quy định về việc nộp lệ phí môn bài khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh

Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài khi tạm ngừng kinh doanh trong năm dương lịch nếu:

• Trước ngày 30/01 hàng năm, doanh nghiệp nộp văn bản xin tạm ngừng kinh doanh gửi cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp chưa nộp lệ phí môn bài của năm xin tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh.

➣ Tham khảo thêm:

• Thủ tục giải thể công ty đã phát sinh hóa đơn và doanh thu.
• Thủ tục giải thể công ty chưa phát sinh doanh thu và hóa đơn.

V. Lưu ý khi tạm ngừng kinh doanh công ty, doanh nghiệp

Luật Tín Minh chia sẻ thêm một số lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh:

➨ Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh

Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp phải:

• Nộp đầy đủ các khoản thuế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội còn nợ. 
• Tiếp tục hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với người lao động, khách hàng và hoàn thành việc thanh toán các khoản nợ (trừ trường hợp giữa doanh nghiệp và người lao động, khách hàng, chủ nợ có thỏa thuận khác).

Doanh nghiệp nếu không hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, thuế có thể bị thanh tra thuế bởi tổ chức chuyên trách thực hiện trong công tác kiểm tra của cơ quan thuế.

➨ Sau khi hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh

Sau khi hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương án sau:

• Tiếp tục hoạt động kinh doanh như trước.
• Chuyển nhượng hoặc giải thể công ty.
• Gia hạn thời gian tạm ngừng kinh doanh bằng cách nộp thông báo đến Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chậm nhất là 3 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh lần tiếp theo.

➨ Hoạt động trở lại sớm hơn thời hạn đã đăng ký

Doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện, chi nhánh có thể đăng ký tái hoạt động trước thời hạn tạm ngừng kinh doanh đã thông báo nếu có nhu cầu.

VI. Dịch vụ tạm ngừng hoạt động công ty tại Luật Tín Minh

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định pháp luật, thời hạn thông báo và nghĩa vụ với cơ quan thuế (nếu có). Vì thế, để tránh sai sót, chậm trễ hoặc phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện thủ tục, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh trọn gói tại Luật Tín Minh.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Luật Tín Minh cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng - chính xác - đúng quy định. Cụ thể, Luật Tín Minh sẽ:

• Soạn thảo và nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh tại Sở KH&ĐT.
  Làm việc trực tiếp với Sở KH&ĐT trong suốt quá trình xử lý hồ sơ.
• Đại diện giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có).
• Tư vấn toàn diện các vấn đề liên quan như: thuế, hóa đơn, bảo hiểm xã hội... trong suốt thời gian doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động.
• Bàn giao kết quả tận nơi theo yêu cầu.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ tạm ngừng hoạt động công ty.

VII. Câu hỏi thường gặp khi công ty tạm ngừng kinh doanh

1. Thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty TNHH bao gồm những bước nào?

Dù là thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty TNHH hay thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần đều bao gồm 3 bước:

• Bước 1: Soạn thảo hồ sơ tạm ngừng kinh doanh doanh nghiệp theo đúng quy định.
• Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở KH&ĐT tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 
• Bước 3: Chờ nhận kết quả từ Sở KH&ĐT.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục tạm ngừng kinh doanh công ty.

2. Tạm ngừng kinh doanh có bị thanh tra thuế không?

Trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp có thể bị thanh tra thuế bởi tổ chức chuyên trách thực hiện trong công tác kiểm tra của cơ quan thuế nếu không hoàn thành các nghĩa vụ tài chính, nộp thuế, thanh toán các khoản nợ (trừ trường hợp có thỏa thuận khác giữa doanh nghiệp và chủ nợ). 

3. Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh doanh nghiệp bao gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo tạm ngừng kinh doanh.
• Quyết định về việc tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về việc doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh (ngoại trừ công ty TNHH 1 thành viên, DNTN).
• …

➣ Xem chi tiết và tải mẫu miễn phí: Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh công ty.

4. Tạm ngừng kinh doanh có phải nộp báo cáo thuế?

Tùy vào thời hạn tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp mà yêu cầu về việc nộp báo cáo thuế sẽ khác nhau. Cụ thể:

• Thời hạn tạm ngừng kinh doanh trọn năm: Doanh nghiệp không cần làm báo cáo thuế.
• Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không trọn năm, quý, tháng dương lịch hoặc năm tài chính: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo thuế. 

5. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của công ty, doanh nghiệp là bao lâu?

Các công ty, doanh nghiệp hiện có thể đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhiều lần, thời hạn tạm ngừng kinh doanh mỗi lần không được vượt quá 1 năm.

6. Có cần thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế không?

Doanh nghiệp không cần làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế, chỉ cần nộp bộ hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh là được.

7. Nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ online qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia bằng tài khoản đăng ký kinh doanh. 

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.