Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp/công ty

Hồ sơ, thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh… Lưu ý, lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp.

I. Căn cứ pháp lý

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Thông tư 86/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025.
• Nghị định 80/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2018.

II. Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty/doanh nghiệp

Về cơ bản, bộ hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH (1 thành viên, 2 thành viên trở lên), công ty cổ phần hay công ty hợp danh… được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

➨ Đối với trường hợp thành viên hoặc cổ đông góp vốn thành lập công ty là tổ chức, bộ hồ sơ cần bổ sung thêm một số giấy tờ sau:

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Quyết định thành lập hoặc các tài liệu tương đương khác.
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền sẽ đại diện quản lý phần vốn góp của các thành viên/cổ đông góp vốn.
• Bản sao hợp lệ CCCD/hộ chiếu của người được tổ chức ủy quyền.

➨ Đối với trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài góp vốn, mua phần góp vốn, mua cổ phần thuộc diện phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua phần góp vốn, mua cổ phần theo quy định của Luật Đầu tư, bộ hồ sơ phải bổ sung thêm:

• Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài/tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài.

III. Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp/công ty

Quy trình thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty bao gồm 5 bước sau:

➤ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể lên doanh nghiệp

Bạn chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như Luật Tín Minh đã chia sẻ ở trên.

➤ Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính tỉnh/thành phố

Có 3 cách nộp hồ sơ như sau:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp qua mạng (online) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (*).
• Cách 3: Nộp qua đường bưu điện (dịch vụ bưu chính Việt Nam).

Lưu ý:
Sau khi sáp nhập tỉnh, một số địa phương đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính. Theo đó, Sở Kế hoạch và Đầu tư trước đây đã được hợp nhất vào Sở Tài chính và nay sử dụng chung tên gọi là Sở Tài chính. Do đó, khi nộp hồ sơ, bạn cần tra cứu tên gọi và địa chỉ cơ quan có thẩm quyền tại địa phương để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận đúng nơi quy định. Ví dụ:

• TP. Hồ Chí Minh: Hợp nhất Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và tiếp nhận Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp thành phố thành Sở Tài chính TP.HCM.
• Nghệ An: Hợp nhất Sở Kế hoạch và Đầu tư và Sở Tài chính thành Sở Tài chính Nghệ An.
• Một số địa phương khác như Bắc Ninh, Bắc Giang… cũng đã thực hiện hợp nhất tương tự.

—

(*): Một số lưu ý khi nộp hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp trực tuyến:

• Từ ngày 01/07/2024, Cổng thông tin quốc gia chỉ cho phép đăng nhập bằng tài khoản VNeID hoặc chữ ký số công cộng. Do đó, để nộp hồ sơ chuyển hộ kinh doanh lên công ty, bạn bắt buộc phải sử dụng tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc chữ ký số.
• Sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn phải mang hồ sơ gốc đến nộp lại tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính tỉnh/thành phố.

➤ Bước 3: Sở Tài chính tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả

Trong vòng 5 - 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả. Cụ thế:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ: Gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ và nộp lại từ đầu.

➤ Bước 4: Thực hiện giải thể (chấm dứt hoạt động) hộ kinh doanh cá thể

➧ Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành gửi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao) và Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính) đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi mà hộ kinh doanh cá thể đặt trụ sở chính để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh cá thể.

Thời gian thực hiện: Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

➧ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ gửi thông tin về việc hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế, đồng thời thực hiện các công việc sau:

• Ra thông báo về việc HKD đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Chuyển tình trạng pháp lý của HKD sang trạng thái đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động. 

➧ Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sau khi hộ kinh doanh hoàn tất nghĩa vụ thuế. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phải cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang trạng thái “đã chấm dứt hoạt động” trong Cơ sở dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh.

Lưu ý: Hộ kinh doanh sẽ chấm dứt hoạt động kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi thành doanh nghiệp.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục giải thể hộ kinh doanh cá thể.

➤ Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành đăng thông báo về việc thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

➣ Tham khảo thêm:

• Thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Dịch vụ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp - Đầy đủ các loại hình.

—

Hiện tại, Luật Tín Minh có cung cấp dịch vụ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty cổ phần, công ty TNHH 1 TV, công ty TNHH 2 TV trở lên, công ty hợp danh… với chi phí chỉ từ 1.500.000 đồng, thời gian hoàn thành từ 5 ngày làm việc.

Nếu bạn không có thời gian thực hiện các thủ tục hành chính hoặc muốn đẩy nhanh quá trình nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có thể tham khảo dịch vụ chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty tại Luật Tín Minh. Khi sử dụng dịch vụ, Luật Tín Minh sẽ tư vấn các quy định pháp luật liên quan, thay bạn hoàn thành bộ hồ sơ, thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết tại Sở KH&ĐT và bàn giao kết quả tận nơi theo yêu cầu.

Bạn có thể liên hệ Luật Tín Minh theo số hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ tư vấn chi tiết về dịch vụ nhanh chóng.

➣ Xem chi tiết: Dịch vụ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp.

IV. Các lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Khi thực hiện chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Lưu ý các vấn đề về thuế

Hộ kinh doanh cá thể cần lưu ý 2 vấn đề về thuế sau đây khi chuyển đổi thành mô hình doanh nghiệp:

➨ Mã số thuế (MST):

• Doanh nghiệp sẽ được cấp MST mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ bị chấm dứt hiệu lực. Tuy nhiên, chủ hộ kinh doanh (người đại diện HKD) vẫn có thể sử dụng mã số thuế này làm mã số thuế cá nhân trong thời gian chưa áp dụng mã số định danh cá nhân (số CCCD), cụ thể:
  • Trước ngày 01/07/2025: Mã số thuế đã cấp cho hộ kinh doanh vẫn tiếp tục được sử dụng làm mã số thuế cá nhân của chủ hộ kinh doanh và có thể dùng để thực hiện các nghĩa vụ thuế nếu có phát sinh (căn cứ theo khoản 4 Điều 30 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
  • Từ ngày 01/07/2025 trở đi: Người nộp thuế và các cơ quan liên quan khi sử dụng mã số thuế theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019 phải sử dụng số định danh cá nhân thay thế cho mã số thuế cá nhân (căn cứ theo khoản 2 Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
    ➥ Như vậy, trường hợp chủ hộ đang sử dụng mã số thuế hộ kinh doanh làm mã số thuế cá nhân thì cần thực hiện thủ tục chuyển đổi MST sang mã số định danh cá nhân theo đúng hướng dẫn tại Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

➨ Nghĩa vụ thuế:

Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế trước khi chuyển đổi từ HKD. Trường hợp, HKD chưa hoàn tất việc nộp thuế sẽ gặp 2 trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Nếu chuyển HKD thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ chưa thanh toán của HKD.
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp mới chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ, quyền từ HKD cũ.

2. Lưu ý thực hiện các thủ tục pháp lý sau chuyển đổi

Sau khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp thành công (tức đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), công ty cần nhanh chóng thực hiện các thủ tục pháp lý sau để được đi vào hoạt động hợp pháp:

• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và nộp tờ khai lệ phí môn bài.
• Khắc con dấu pháp nhân, làm bảng hiệu công ty.
• Mua chữ ký số (token).
• Đăng ký mở tài khoản ngân hàng.
• Mua và làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
• Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động.
• Hoàn tất các điều kiện khi thành lập doanh nghiệp như: vốn, chứng chỉ, giấy phép con… 

➣ Xem chi tiết: Công ty mới thành lập cần làm những gì?

V. Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp

Dưới đây là 6 lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp:

1. Có con dấu, được xuất hóa đơn VAT và có tư cách pháp nhân.
2. Dễ dàng vay vốn từ ngân hàng hoặc huy động vốn từ nhiều tổ chức/cá nhân.
3. Không bị giới hạn về lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh như hộ kinh doanh cá thể (trừ các ngành nghề bị pháp luật cấm).
4. Có thể mở rộng quy mô hoạt động thông qua việc mở địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh.
5. Chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ công ty, nhờ đó giảm thiểu rủi ro cho chủ sở hữu.
6. Nhận được nhiều chính sách hỗ trợ từ nhà nước (căn cứ theo quy định tại Mục 1 Chương IV Nghị định 80/2021/NĐ-CP), cụ thể:

• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 3 năm tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Miễn lệ phí nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp lần đầu.
• Miễn phí công bố nội dung đăng ký thành lập doanh nghiệp lần đầu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. 
• Miễn phí hướng dẫn các thủ tục hành chính về thuế, chế độ kế toán trong thời hạn 3 năm tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Miễn, giảm thuế thu nhập cá nhân (TNDN) có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế TNDN.
• … 

Bên cạnh những lợi ích trên thì khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành công ty/doanh nghiệp cũng có những hạn chế, cụ thể như sau:

• Chi phí quản lý và vận hành cao hơn do cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp phức tạp hơn, nhiều phòng ban hơn so với hộ kinh doanh cá thể.
• Kê khai, đóng nhiều loại thế hơn, ví dụ như: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài, thuế xuất nhập khẩu…
• Sổ sách kế toán phức tạp, doanh nghiệp phải nộp báo cáo hàng quý, hàng năm.

➣ Xem chi tiết: Các loại thuế doanh nghiệp phải nộp sau khi thành lập.

VI. Câu hỏi thường gặp khi chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty/doanh nghiệp

1. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty/doanh nghiệp gồm mấy bước?

Quy trình thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty gồm có 5 bước, cụ thể như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tỉnh/thành phố.
• Bước 3: Sở KH&ĐT tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả.
• Bước 4: Thực hiện giải thể (chấm dứt hoạt động) hộ kinh doanh cá thể.
• Bước 5: Công ty tiến hành đăng thông báo thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

➣ Xem chi tiết: Thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty.

2. Chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp cần những giấy tờ gì?

Về cơ bản, bộ hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp gồm các giấy tờ sau:

• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký HKD.
• Bản sao công chứng hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty sau khi chuyển đổi.
• Danh sách các thành viên/cổ đông góp vốn.
• …

➣ Xem chi tiết & tải mẫu miễn phí: Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể thành công ty. 

3. Lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là gì?

Một số lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty gồm:

• Có con dấu, được xuất hóa đơn VAT, có tư cách pháp nhân.
• Dễ vay vốn từ ngân hàng hoặc huy động vốn từ nhiều tổ chức/cá nhân.
• Có thể mở rộng quy mô hoạt động nhờ vào việc mở địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh.
• Chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ công ty.
• Nhận được những chính sách hỗ trợ từ nhà nước… 

➣ Xem chi tiết: Lợi ích khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp.

4. Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể lên công ty?

Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi dự định đặt trụ sở chính là nơi tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy chứng đăng ký doanh nghiệp khi hộ kinh doanh chuyển đổi.

5. Chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp có được giữ nguyên mã số thuế cũ không?

Không. Doanh nghiệp sau chuyển đổi sẽ được cấp mã số thuế mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ bị chấm dứt hiệu lực, nhưng trước ngày 01/07/2025 vẫn có thể được sử dụng làm mã số thuế cá nhân của chủ hộ. Từ ngày 01/07/2025, mã số thuế cá nhân sẽ được thay thế bằng số định danh cá nhân (số CCCD) theo quy định.

➣ Xem chi tiết: Lưu ý các vấn đề về thuế khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp.

6. Thời gian hoàn thành thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty là bao lâu?

Trong thời gian 5 - 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.

7. Doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể có được miễn lệ phí môn bài không?

Có. Doanh nghiệp khi được chuyển đổi từ hộ kinh doanh cá thể sẽ được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 3 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc - Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.