Trụ sở công ty là gì? Quy định về địa chỉ trụ sở công ty như đặt trụ sở công ty tại nhà riêng, chung cư được không? Trụ sở 1 nơi văn phòng giao dịch 1 nơi được không?
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Luật Nhà ở 2023, có hiệu lực từ ngày 01/08/2024.
- Nghị định 122/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
- Luật Quảng cáo 2012, có hiệu lực từ ngày 01/01/2013.
II. Trụ sở chính là gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở công ty, doanh nghiệp (tên tiếng Anh: Corporate headquarters) là thuật ngữ dùng để chỉ địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, thuộc lãnh thổ Việt Nam và có thông tin thư điện tử, số fax, số điện thoại (nếu có). Một công ty có thể có nhiều cơ sở kinh doanh nhưng lại chỉ được phép đăng ký 1 trụ sở chính.
Địa chỉ trụ sở chính là thông tin bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Khi nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố, doanh nghiệp cần kê khai rõ ràng và chính xác địa chỉ trụ sở này.
Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Nhà ở 2023, doanh nghiệp khi đăng ký trụ sở chính cần đảm bảo tuân thủ các quy định sau đây:
1. Địa chỉ trụ sở phải xác định rõ 3 cấp đơn vị hành chính
Như đã đề cập ở trên, trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam và có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, hợp pháp. Theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, địa chỉ trụ sở chính được xác định theo 3 cấp đơn vị hành chính, bao gồm:
- (1) Số nhà/tên đường (hoặc thôn/ấp/khu phố).
- (2) Xã/phường/thị trấn.
- (3) Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.
Trước thời điểm này, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp được ghi theo 4 cấp hành chính: số nhà/tên đường + xã/phường/thị trấn + quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh + tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương. Tuy nhiên, kể từ 01/07/2025, Việt Nam chính thức áp dụng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (cấp tỉnh và cấp xã), theo đó cả nước sẽ không còn đơn vị hành chính cấp huyện (gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).
Ghi chú:
- Cấp tỉnh: tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Cấp xã: xã, phường, đặc khu trực thuộc tỉnh, thành phố.
Ví dụ:
- Đối với trường hợp trụ sở chính công ty là nhà nguyên căn, có thông tin rõ ràng về số nhà thì có thể ghi địa chỉ như sau: 202 Lê Lai, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Đối với trường hợp trụ sở chính công ty được đặt tại tòa nhà văn phòng thì ghi địa chỉ như sau: Tầng 16, tòa nhà Việt Á, số 9 phố Duy Tân, Phường Cầu Giấy, Hà Nội.
- Đối với trường hợp địa chỉ trụ sở công ty không có số nhà rõ ràng thì ghi như sau: Thôn Hoàng Kim, Xã Yên Lãng, Hà Nội (*).
(*) Trường hợp này công ty cần xin địa phương giấy xác thực chứng minh địa điểm chưa có số nhà, tên đường cụ thể.
2. Chứng minh được quyền sử dụng đối với trụ sở công ty
Doanh nghiệp khi đăng ký địa điểm dự kiến đặt trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh phải chứng minh được quyền sở hữu/sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đó. Quy định cụ thể như sau:
- Trường hợp doanh nghiệp thuê trụ sở chính thì cần phải có hợp đồng thuê nhà, đất cho thuê nếu là:
- Đất thổ cư: Phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê.
- Đất nhà xưởng/đất dự án: Phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp và có chức năng cho thuê lại.
- Trường hợp trụ sở chính đã được công ty mua lại, tự xây dựng hoặc là nhà riêng thì cần cung cấp 1 trong các giấy tờ sau:
- Sổ đỏ/quyền sở hữu nhà/Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng/quyết định cho thuê đất, giao đất của cơ quan nhà nước.
- Hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đất khác theo quy định của Luật Đất đai.
➣ Xem thêm: Nên mượn nhà hay thuê nhà làm trụ sở công ty?
3. Quy định về việc treo biển hiệu tại trụ sở chính của công ty
Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành làm bảng hiệu công ty và treo tại trụ sở chính và tại các đơn vị phụ thuộc như địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện, chi nhánh. Trường hợp không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 - 50.000.0000 đồng (theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP) và nếu cán bộ thuế kiểm tra thì có thể bị khóa mã số thuế.
Căn cứ theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu treo ở trụ sở chính cần đáp ứng các điều kiện sau:
➨ Đối với nội dung trên bảng hiệu:
Các thông tin cần có trên bảng hiệu công ty bao gồm:
➨ Đối với kích thước bảng hiệu công ty:
- Bảng hiệu dọc:
- Chiều ngang: Tối đa 1m.
- Chiều cao: Tối đa 4m nhưng không được vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
- Bảng hiệu ngang:
- Chiều ngang: Không được vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà.
- Chiều cao: Tối đa 2m.
Lưu ý: Bảng hiệu không được lấn ra lòng đường, vỉa hè làm ảnh hưởng đến giao thông công cộng cũng như không che chắn không gian cứu hỏa, thoát hiểm.
Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp tuyệt đối không được nằm trong khu nhà tập thể, chung cư chỉ có mục đích dùng để ở. Điều này nhằm đảm bảo yếu tố an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và lợi ích của các hộ dân khác.
Đối với những căn hộ, không gian được phép kinh doanh thương mại như căn hộ văn phòng officetel, căn hộ shophouse… khi thực hiện thủ tục thành lập công ty, doanh nghiệp cần cung cấp các giấy tờ sau đây:
- Giấy xác nhận về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không thuộc căn hộ chung cư để ở của ban quản trị chung cư và chủ đầu tư dự án.
- Hợp đồng thuê, hợp đồng chuyển nhượng địa điểm đặt trụ sở chính đã được Ủy ban nhân dân thị trấn/xã/phường xác nhận về việc trụ sở chính không thuộc căn hộ chung cư để ở.
- Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong quyết định có ghi rõ địa chỉ trụ sở mà công ty đăng ký kinh doanh thuộc căn hộ chung cư có chức năng thương mại/kinh doanh).
5. Phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù
Ngoài ra, đối với những ngành nghề kinh doanh mang tính đặc thù, doanh nghiệp cần phải đảm bảo thực hiện thêm các yêu cầu nhất định đối với địa điểm trụ sở chính khi đăng ký thành lập công ty, chẳng hạn:
➨ Doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh dịch vụ karaoke
- Diện tích phòng karaoke tối thiểu: 20m2 (không bao gồm diện tích công trình phụ).
- Đảm bảo tuân thủ các quy định, điều kiện về cách âm, an toàn lao động, an toàn thực phẩm, phòng - chống tệ nạn xã hội, phòng - chống cháy nổ, an ninh trật tự.
- Phải cách bệnh viện, trường học, các khu vực thuộc về cơ quan hành chính, văn hóa, tôn giáo, tín ngưỡng… từ 200m trở lên.
- Cửa phòng karaoke là cửa kính không màu, đảm bảo có thể quan sát được toàn bộ không gian trong phòng từ bên ngoài. Nếu cửa kính của phòng có khung thì diện tích khung không được vượt quá 15% diện tích cửa, số khung không được nhiều hơn 3 khung ngang và 2 khung dọc.
➨ Doanh nghiệp đăng ký nhóm ngành nuôi trồng, chế biến, sản xuất…
- Chỉ được phép trao đổi, buôn bán, trưng bày sản phẩm nếu trụ sở chính được đặt tại trung tâm thành phố.
- Trường hợp doanh nghiệp thực hiện hoạt động nuôi trồng, sản xuất, chế biến thủy sản/nông sản… tại trụ sở chính thì địa chỉ đăng ký kinh doanh phải xa trung tâm thành phố, xa khu dân cư, nằm tại các vùng lân cận.
➨ Doanh nghiệp đăng ký ngành kinh doanh dịch vụ khách sạn
- Phải có phòng ăn, bếp, phòng dịch vụ phục vụ ăn uống… đối với khách sạn bên đường, khách sạn nổi, khách sạn nghỉ dưỡng…
- Có tối thiểu 10 phòng ngủ, có nơi để xe, quầy lễ tân, phòng vệ sinh chung, các loại đồ dùng sinh hoạt chung: gối, khăn, nệm, giường…
➣ Tham khảo thêm:
IV. Mức xử phạt khi đăng ký sai địa chỉ trên Giấy phép kinh doanh
Dưới đây là quy định về mức xử phạt đối với trường hợp đăng ký sai địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
- Phạt từ 20.000.000 đồng - 30.000.000 đồng: Doanh nghiệp kê khai sai, thiếu hoặc không trung thực địa chỉ trụ sở chính công ty (căn cứ theo Điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
- Cảnh cáo hoặc phạt hành chính lên đến 30.000.000 đồng: Doanh nghiệp chậm/không đăng ký thay đổi địa chỉ công ty (căn cứ theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
—
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính, có thể tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Tín Minh. Với đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm thực tiễn, Luật Tín Minh sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng, đúng quy định.
➨ Thông tin về dịch vụ, bạn có thể tham khảo:
- Chi phí dịch vụ: Chỉ từ 500.000 đồng.
- Thời gian hoàn thành: Từ 3 ngày làm việc.
- Sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp:
- Mã số thuế của doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở mới của doanh nghiệp.
➣ Xem chi tiết: Phí thay đổi địa chỉ công ty.
Doanh nghiệp liên hệ Luật Tín Minh theo số hotline 0983.081.379 (Miền Bắc), 0933.301.123 (Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ tư vấn miễn phí, nhanh chóng về dịch vụ.
GỌI NGAY
V. Câu hỏi thường gặp về địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp
1. Đặt trụ sở công ty tại nhà riêng được không?
Được. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà riêng để làm trụ sở chính công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các giấy tờ pháp lý khác chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở công ty.
2. Trụ sở công ty là gì?
Trụ sở doanh nghiệp, công ty là thuật ngữ dùng để chỉ địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, thuộc lãnh thổ Việt Nam và có thông tin thư điện thoại (nếu có), số fax, số điện thoại.
3. Trụ sở chính tiếng Anh là gì?
Trụ sở chính tên tiếng Anh: Corporate headquarters.
4. Các quy định về địa chỉ trụ sở công ty gồm những gì?
Các quy định về trụ sở công ty gồm:
- Địa chỉ công ty được chọn làm trụ sở doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng.
- Phải chứng minh được quyền sử dụng đối với trụ sở công ty.
- Trụ sở công ty không được nằm trong khu vực nhà tập thể, chung cư chỉ được dùng để ở.
- Đáp ứng các quy định về việc treo biển hiệu tại trụ sở chính công ty.
- Địa chỉ trụ sở chính công ty, doanh nghiệp phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù.
➣ Tham khảo thêm: Quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
5. Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty không?
Có thể. Trên thực tế, 1 địa chỉ có thể đăng ký làm trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp, công ty khác nhau.
6. Trụ sở công ty một nơi văn phòng giao dịch một nơi được không?
Được. Trụ sở chính công ty và văn phòng giao dịch có thể đặt ở hai địa điểm khác nhau, miễn là doanh nghiệp thực hiện đăng ký đúng loại hình và thông báo cơ quan đăng ký kinh doanh.
7. Căn hộ chung cư có được đăng ký kinh doanh không?
Căn hộ chung cư chỉ được dùng để ở sẽ không được phép đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, đặt trụ sở tại các căn hộ cho phép kinh doanh thương mại như căn hộ văn phòng officetel, căn hộ shophouse…
➣ Xem chi tiết: Quy định về trụ sở doanh nghiệp.
8. Địa chỉ công ty không có số nhà thì ghi theo dạng nào?
Địa chỉ công ty không có số nhà thì có thể ghi theo dạng sau: Thôn Hoàng Kim, xã Yên Lãng, Hà Nội.
Lưu ý là trường hợp này, công ty của bạn cần thực hiện thêm thủ tục xin giấy xác thực chứng minh địa điểm chưa có số nhà, tên đường cụ thể tại địa phương.
9. Một công ty được đăng ký mấy trụ sở?
Một công ty chỉ được đăng ký một trụ sở chính.
10. Doanh nghiệp không gắn bảng hiệu công ty tại trụ sở chính có sao không?
Nếu doanh nghiệp không treo bảng hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 - 50.000.0000 đồng và khi cán bộ thuế kiểm tra có thể sẽ bị khóa mã số thuế.
—
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc), 0933.301.123 (Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.