Khai tử là gì? Thủ tục khai tử ở UBND, đăng ký khai tử online

Thủ tục làm giấy chứng tử là gì? Làm giấy khai tử cần những gì? Cách đăng ký khai tử online, thủ tục khai tử cho người chết tại nhà. Tải tờ khai đăng ký khai tử.

I. Căn cứ pháp lý

• Quyết định 1833/QĐ-BTP, hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

II. Khai tử là gì? Giấy khai tử là gì?

1. Khai tử là gì?

Theo từ điển tiếng Việt, khai tử được hiểu là việc thông báo về cái chết của một người đến cơ quan nhà nước ghi nhận vào sổ hộ tịch.

Dưới góc độ pháp lý, đăng ký khai tử là một thủ tục pháp lý quan trọng, được thực hiện nhằm các mục đích chủ yếu sau:

• Xác nhận một người đã qua đời.
• Chấm dứt các quyền, nghĩa vụ pháp lý, quan hệ pháp luật gắn với cá nhân đó.
• Phục vụ cho công tác quản lý biến động dân số của cơ quan nhà nước. 

2. Giấy khai tử là gì?

Khi một người qua đời, người thân của họ có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục đăng ký khai tử tại cơ quan có thẩm quyền. Khi thủ tục hoàn thành, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ cấp giấy khai tử cho người đi khai báo.

Theo đó, giấy chứng tử là văn bản hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp để xác nhận một cá nhân đã chết. Trong thực tế, nhiều người vẫn quen gọi là giấy khai tử, tuy nhiên theo quy định pháp luật, tên gọi chính thức là giấy chứng tử.

Bên cạnh đó, đây còn là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người đã mất cũng như thân nhân của họ như:

• Xác định thời điểm mở thừa kế,  hàng thừa kế theo quy định của pháp luật.
• Giải quyết các thủ tục hưởng chế độ tử tuất, bảo hiểm hoặc trợ cấp liên quan.
• Xác định và phân chia tài sản chung của vợ chồng khi một bên qua đời.
• Xác nhận tình trạng hôn nhân của người đang còn sống.
• Thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch dân sự có liên quan khác.

III. Thủ tục đăng ký khai tử tại UBND cấp xã

Theo quy định của Quyết định 1833/QĐ-BTP, việc đăng ký khai tử được thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thuộc UBND cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người chết hoặc nơi xảy ra sự kiện chết. Sau đây, Luật Tín Minh sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục đăng ký khai tử.

➧ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai tử

Ngoài các giấy tờ phải nộp, khi làm thủ tục đăng ký khai tử, bạn cần xuất trình một số giấy tờ để đối chiếu, bao gồm:

• Giấy tờ chứng minh nhân thân của người đi đăng ký khai tử như: CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ khác.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người đã chết (nếu cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu dân cư).
• Giấy tờ chứng minh nơi chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết (trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của họ).

Lưu ý:

• Trường hợp nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
• Nếu người yêu cầu đã nộp Giấy báo tử bản điện tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số thì không cần nộp bản giấy.
• (*): Trường hợp người có trách nhiệm đăng ký khai tử ủy quyền cho ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thực hiện, thì văn bản ủy quyền không bắt buộc phải chứng thực.

➧ Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký khai tử

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người yêu cầu nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thuộc UBND cấp xã có thẩm quyền.

Tùy từng trường hợp hồ sơ cụ thể mà người làm thủ tục có thể phải nộp:

• Lệ phí đăng ký khai tử (nếu thuộc trường hợp phải nộp);
• Phí cấp bản sao trích lục khai tử (nếu có yêu cầu cấp thêm bản sao).

➧ Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan hộ tịch sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ đăng ký khai tử:

• Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan hộ tịch sẽ tiếp nhận và chuyển hồ sơ cho công chức tư pháp - hộ tịch giải quyết. 
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện giấy tờ.
• Nếu người yêu cầu không bổ sung hồ sơ theo yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối giải quyết thủ tục đăng ký khai tử.

Lưu ý:

Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ, cơ quan tiếp nhận sẽ cấp phiếu hẹn trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.

➧ Bước 4: Thẩm tra hồ sơ và ghi vào sổ hộ tịch

Công chức tư pháp - hộ tịch sẽ tiến hành thẩm tra hồ sơ để xác định tính chính xác và hợp lệ của thông tin:

• Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện hay cần điều chỉnh, bổ sung hoặc bị từ chối giải quyết: Công chức Tư pháp - hộ tịch sẽ thông báo đến cơ quan tiếp nhận về tình trạng hồ sơ để cơ quan báo cho người nộp hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ tiến hành ghi thông tin vào Sổ đăng ký khai tử và cập nhật vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Trong trường hợp cần xác minh thêm hoặc có lý do khách quan khiến việc giải quyết bị chậm, cơ quan hộ tịch sẽ thông báo và hẹn lại thời gian trả kết quả.

➧ Bước 5: Cấp trích lục khai tử

Sau khi hoàn tất giải quyết thủ tục đăng ký khai tử, công chức tư pháp - hộ tịch in trích lục khai tử, trình lãnh đạo UBND cấp xã ký xác nhận và trả kết quả cho người yêu cầu theo thời hạn quy định.

IV. Thủ tục làm giấy chứng tử online, cách làm giấy khai tử qua mạng

Hiện nay, thủ tục làm giấy khai tử đã được triển khai trên dịch vụ công trực tuyến, cho phép người dân nộp hồ sơ qua mạng thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia mà không cần trực tiếp đến cơ quan hành chính.

➧ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai tử online

Khi thực hiện thủ tục làm giấy chứng tử online, bạn cần chuẩn bị (chụp ảnh hoặc scan bản điện tử) các giấy tờ sau:

• Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai tử.
• Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Giấy tờ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, có thể chứng minh việc khai tử cho người chết đã được một thời gian dài nhưng không có giấy báo tử hay giấy tờ có giá trị tương đương.
• Văn bản ủy quyền có chứng thực (nếu thực hiện đăng ký khai tử thông qua người khác).

⤓ Tải miễn phí: Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai tử.

➧ Bước 2: Truy cập và đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia

Bạn truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, sau đó công dân phải đăng nhập hệ thống bằng tài khoản định danh điện tử mức 2 (tài khoản VNeID mức 2).

Tại thanh tìm kiếm của trang chủ, bạn nhập từ khóa tìm kiếm và chọn “Thủ tục đăng ký khai tử” ➞ Chọn cơ quan có thẩm quyền giải quyết, bấm “Đồng ý” ➞ Bấm “Nộp trực tuyến”.

➧ Bước 3: Nhập thông tin

Sau khi bạn hoàn thành bước 2, hệ thống sẽ chuyển đến giao diện Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh/thành phố.

Tại đây, bạn cần kê khai đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, bao gồm:

• Thông tin của người nộp hồ sơ.
• Thông tin của người đăng ký khai tử.
• Thông tin của người được khai tử.

Khi hoàn thành việc kê khai thông tin, bạn bấm “Tiếp tục”.

➧ Bước 4: Tải lên tài liệu, hồ sơ điện tử

Bạn tiến hành tải lên bản điện tử của các giấy tờ trong bộ hồ sơ đăng ký khai tử, sau đó bấm “Tiếp tục”.

Tải lên bản điện tử của các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký khai tử, sau đó bấm “Tiếp tục”.

➧ Bước 4: Thanh toán lệ phí và nộp hồ sơ

Ở bước này, bạn cần tiến hành: 

• Lựa chọn hình thức nhận kết quả phù hợp với trường hợp của bản thân.
• Chọn hình thức thanh toán lệ phí (nếu có).
• Kiểm tra lại thông tin và tick chọn vào ô “Tôi chắc chắn các thông tin…” để xác nhận thông tin.

Cuối cùng, bạn nhập mã xác thực và bấm “Nộp hồ sơ” là hoàn thành thủ tục.

V. Các câu hỏi thường gặp về khai tử

1. Khai tử là gì? 

Xét theo góc độ pháp lý, có thể hiểu khai tử là thủ tục hộ tịch được thực hiện nhằm xác nhận việc một người đã chết, chấm dứt các quan hệ pháp luật có liên quan của người đó, qua đó giúp cơ quan nhà nước quản lý biến động dân số. 

➣ Xem chi tiết: Đăng ký khai tử là gì?

2. Làm giấy khai tử cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Về cơ bản, hồ sơ đăng ký khai tử bao gồm:

• Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu quy định;
• Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh sự kiện chết do tổ chức, cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ (trường hợp người chết đã lâu nhưng không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương);
• Văn bản ủy quyền (có chứng thực) nếu thực hiện thủ tục khai tử thông qua người được ủy quyền.

➣ Xem chi tiết: Hồ sơ khai tử.

3. Đăng ký khai tử ở đâu?

Thủ tục khai tử được thực hiện tại tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thuộc UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết hoặc nơi xảy ra sự kiện chết (nếu không xác định được nơi cư trú).

4. Làm giấy chứng tử mất bao lâu?

Nếu hồ sơ đăng ký khai tử hợp lệ, giấy chứng tử thường được cấp trong ngày. Trường hợp nộp hồ sơ sau 15 giờ thì kết quả được hẹn trả vào ngày làm việc tiếp theo.

5. Thủ tục khai tử cho người chết tại nhà?

Có. Người dân hiện có thể nộp hồ sơ đăng ký khai tử ngay tại nhà thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID mức 2. 

➣ Xem chi tiết: Thủ tục làm giấy khai tử online.

—

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc), 0933.301.123 (Miền Trung)
hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.