Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì? Chức năng của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và công ty Việt Nam? Các lưu ý khi mở văn phòng đại diện.
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Nghị quyết 198/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 17/05/2025.
II. Văn phòng đại diện là gì?
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là một trong những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đảm nhận vai trò đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp thực hiện các chức năng nhằm mục đích tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, đảm bảo các quyền lợi hợp pháp của công ty.
Văn phòng đại diện có tên tiếng anh là Representative office. Văn phòng đại diện bao gồm VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và VPĐD công ty 100% vốn Việt Nam.
➣ Tham khảo thêm: So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện.
Về cơ bản, cả văn phòng đại diện nước ngoài và văn phòng đại diện Việt Nam đều là đơn vị phụ thuộc, có chức năng của một văn phòng liên lạc cho công ty và không có chức năng kinh doanh. Dù vậy, 2 loại VPĐD này vẫn có những chức năng riêng như sau:
1. Chức năng của văn phòng đại diện công ty 100% vốn Việt Nam
- Là trung gian đảm nhận trách nhiệm giao dịch, liên lạc với đối tác, khách hàng của công ty.
- Thay mặt doanh nghiệp tiến hành khiếu nại các hành vi cạnh tranh không lành mạnh hay hành vi xâm phạm đối với doanh nghiệp.
- Tiến hành nghiên cứu, hỗ trợ đánh giá thị trường và cung cấp cho doanh nghiệp thông tin để thực hiện xúc tiến hoạt động kinh doanh.
- Địa điểm trưng bày, giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu của công ty nhằm tăng độ nhận diện và tiếp cận khách hàng tiềm năng.
- Thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ và theo quy định của pháp luật.
- Đại diện doanh nghiệp nước ngoài theo ủy quyền, là trung gian liên lạc giữa những nhà đầu tư ở nước ngoài với các đối tác và khách hàng của công ty tại Việt Nam.
- Làm bước đệm để các thương nhân mở công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Xúc tiến các cơ hội đầu tư, dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài.
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng, dự án mà thương nhân nước ngoài đã ký kết tại Việt Nam (nếu được ủy quyền hợp lệ).
- Giúp thương nhân nước ngoài thăm dò, rà soát, làm quen thị trường Việt Nam và tiến hành quảng bá thương hiệu. Chức năng này được đánh giá là đặc biệt quan trọng đối với những thương nhân lần đầu tiên gia nhập thị trường Việt Nam.
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo ủy quyền của thương nhân nước ngoài và theo quy định pháp luật Việt Nam.
IV. Lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng dưới đây để tránh phát sinh sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện.
1. Về con dấu văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật, việc văn phòng đại diện có hay không có con dấu sẽ do công ty quyết định. Để mang lại sự thuận tiện cho quá trình hoạt động kinh doanh, hầu hết các công ty/doanh nghiệp đều lựa chọn khắc con dấu cho văn phòng đại diện của mình.
2. Về nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài (mức đóng là 1.000.000 đồng/năm) và thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Văn phòng đại diện không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp do không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu.
Đối với văn phòng đại diện của công ty Việt Nam, trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện. Ngược lại, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ tự thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Lưu ý:
Theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, kể từ ngày 01/01/2026, việc thu và nộp lệ phí môn bài sẽ được bãi bỏ. Như vậy, doanh nghiệp và văn phòng đại diện chỉ cần nộp lệ phí môn bài trong năm 2025 và từ năm 2026 trở đi sẽ không còn phải nộp khoản lệ phí này.
3. Về tên của văn phòng đại diện
Tương tự như cách đặt tên công ty, tên của văn phòng đại diện bắt buộc phải gồm cụm từ “văn phòng đại diện”. Chẳng hạn: Công ty TNHH 1 thành viên A có 1 văn phòng đại diện ở Đà Nẵng thì tên của VPĐD sẽ là: “Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng - Công ty TNHH 1 thành viên A”.
Phần tên riêng của văn phòng đại diện được viết bằng các ký hiệu, chữ số, chữ cái tiếng Việt, các chữ J, F, W, Z và không được bao gồm cụm từ “doanh nghiệp”, “công ty”. Ngoài ra, văn phòng đại diện công ty có thể đăng ký tên viết tắt, sử dụng tiếng nước ngoài.
➣ Tham khảo thêm: Cách đặt tên doanh nghiệp.
4. Về vấn đề xuất hóa đơn
Vì văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh có thể mang lại doanh thu nên không cần phát hành hóa đơn và không xuất hóa đơn.
➣ Tham khảo thêm: Thủ tục mở văn phòng đại diện.
IV. Ưu điểm - hạn chế của văn phòng đại diện
Trước khi quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ những ưu điểm và hạn chế của loại hình này để có lựa chọn phù hợp với mục tiêu hoạt động.
1. Ưu điểm của văn phòng đại diện
Các ưu điểm nổi bật có thể kể đến khi thành lập VPĐD doanh nghiệp gồm:
- Thủ tục thành lập VPĐD đơn giản.
- Thời gian thực hiện thủ tục, xét duyệt cấp giấy phép khá nhanh:
- Khoảng 3 ngày làm việc đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam.
- Khoảng 7 - 10 ngày làm việc đối với văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm bớt một phần các nghĩa vụ liên quan đến thuế.
- Mang lại sự thuận tiện cho hoạt động kinh doanh, bàn bạc, trao đổi của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng.
2. Hạn chế của văn phòng đại diện
Vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có chức năng kinh doanh nên sẽ có những hạn chế sau:
- Không được phép kinh doanh.
- Không có tư cách pháp nhân.
- Không xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
- Không được phép tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Phụ thuộc hoàn toàn về tài chính, nhân sự và trách nhiệm pháp lý vào doanh nghiệp chủ quản.
—
Như vậy, qua bài viết trên, Luật Tín Minh đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam và thương nhân nước ngoài. Trường hợp bạn đang có nhu cầu thực hiện thủ tục đăng ký thành lập VPĐD công ty nhưng lại khó khăn về mặt giấy tờ, thủ tục pháp lý thì có thể tham khảo dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Tín Minh để được hỗ trợ tối ưu.
Với chi phí trọn gói chỉ từ 700.000 đồng và thời gian thực hiện từ 5 - 7 ngày làm việc, Luật Tín Minh cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Ngoài ra, Luật Tín Minh còn tư vấn và hướng dẫn đầy đủ các nghĩa vụ cần tuân thủ sau khi văn phòng đại diện đi vào hoạt động.
Liên hệ hotline 0983.081.379 (Miền Bắc), 0933.301.123 (Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng.
➣ Xem chi tiết:
V. Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện công ty
1. Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?
Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đảm nhận vai trò đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để thực hiện các chức năng nhằm mục đích tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, đảm bảo các quyền lợi hợp pháp của công ty.
2. Văn phòng đại diện tiếng anh là gì?
Văn phòng đại diện có tên tiếng anh là Representative office.
3. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện là gì?
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện chủ yếu là đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp mẹ, đồng thời thực hiện xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và duy trì liên hệ với khách hàng, đối tác. Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh hay tạo ra lợi nhuận, mà chỉ đóng vai trò hỗ trợ, giúp doanh nghiệp mẹ mở rộng thị trường và phát triển hoạt động lâu dài.
4. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện công ty không có tư cách pháp nhân, chỉ thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp.
5. Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Dù là văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hay văn phòng đại diện công ty Việt Nam thì đều có các chức năng sau:
- Là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài hoặc của doanh nghiệp Việt Nam, đại diện theo sự ủy quyền của công ty.
- Không được triển khai các hoạt động kinh doanh có thể tạo ra doanh thu.
- Là văn phòng liên lạc của công ty với khách hàng, đối tác, nghiên cứu thị trường, thúc đẩy các cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty.
➣ Xem chi tiết: Chức năng của văn phòng đại diện.
6. Chức năng của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có các chức năng sau:
- Đại diện doanh nghiệp nước ngoài theo ủy quyền, là trung gian liên lạc giữa những nhà đầu tư ở nước ngoài với các đối tác và khách hàng của công ty tại Việt Nam.
- Làm bước đệm để các thương nhân mở công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Xúc tiến các cơ hội đầu tư, dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài.
- …
➣ Xem chi tiết: Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài.
7. Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?
Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh, không được phát sinh doanh thu và không được xuất hóa đơn, vì đây chỉ là đơn vị phụ thuộc thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại, không phải đơn vị có chức năng thương mại độc lập.
8. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có phải nộp thuế môn bài không?
Lệ phí môn bài văn phòng đại diện cần nộp là 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2026, việc thu và nộp thuế môn bài sẽ chính thức được bãi bỏ. Do đó, từ 2026 trở đi, doanh nghiệp cũng như VPĐD không cần phải nộp lệ phí môn bài.
9. Văn phòng đại diện có được ký kết hợp đồng không?
Không. Văn phòng đại diện không được thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh (trừ trường hợp được doanh nghiệp ủy quyền).
—
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc), 0933.301.123 (Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.