Hợp đồng lao động điện tử là gì & có bắt buộc không? Quy định về ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 (điều kiện, phương thức ký kết, hiệu lực…).
I. Căn cứ pháp lý
- Nghị định 337/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
II. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử được hiểu như sau:
- Là hợp đồng lao động được thiết lập, giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.
- Có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy.
➣ Xem thêm:
Nguyên tắc chung khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Việc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử phải đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định này và các quy định pháp luật liên quan về lao động, an toàn thông tin mạng, giao dịch điện tử, dữ liệu, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ) dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử và phù hợp với thỏa thuận của các bên.
- Hợp đồng lao động điện tử được khuyến khích sử dụng để thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong các hoạt động quản trị nhân sự của NSDLĐ và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến HĐLĐ.
IV. Các quy định về hợp đồng lao động điện tử - Từ ngày 01/07/2026
Kể từ ngày 01/07/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được áp dụng theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP nhằm bảo đảm tính pháp lý, an toàn và thuận lợi cho các bên tham gia quan hệ lao động.
Theo đó, Nghị định này tập trung làm rõ về chủ thể tham gia giao kết và thực hiện, điều kiện và phương thức giao kết, hiệu lực pháp lý của hợp đồng và việc chuyển đổi từ hình thức hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Các quy định này tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho việc triển khai và áp dụng trên thực tế.
Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử có sự tham gia của các chủ thể sau:
- NSDLĐ và NLĐ có thẩm quyền giao kết HĐLĐ theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động.
- Nhà cung cấp eContract đảm bảo các điều kiện được quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.
Điều kiện và phương thức thực hiện giao kết HĐLĐ điện tử được quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:
2.1. Điều kiện thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử
Để thực hiện giao kết HĐLĐ điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau đây:
➨ Điều kiện đối với việc giao kết HĐLĐ điện tử thông qua eContract (1)
Việc giao kết HĐLĐ điện tử thực hiện thông qua eContract và phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Có sử dụng phần mềm ký số và chức năng kiểm tra chữ ký số, đáp ứng đúng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Có biện pháp bảo mật nhằm đảm bảo an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu của HĐLĐ điện tử, đồng thời có phương án kỹ thuật đảm bảo duy trì và khắc phục sự cố trong quá trình chứng thực hợp đồng điện tử.
- Có phương án lưu trữ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử và khả năng truy xuất, tra cứu HĐLĐ điện tử đã được giao kết qua eContract.
- Có chức năng bảo đảm việc định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính NSDLĐ, NLĐ theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- Có biện pháp kỹ thuật xác nhận sự đồng ý đối với các điều khoản trong HĐLĐ của tổ chức, cá nhân đã được định danh.
- Có chức năng chứng thực HĐLĐ điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử với mục đích chứng thực hợp đồng trước khi gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử để gắn ID.
- Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ bằng văn bản giấy theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
- Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
- Có chức năng hỗ trợ NSDLĐ báo cáo về tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật lao động thông qua định dạng và giao thức do Bộ Nội vụ quy định.
- Có chức năng thống kê, tổng hợp và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất để phục vụ công tác quản lý giao dịch HĐLĐ điện tử.
- Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) theo quy định của Bộ Nội vụ.
- Thực hiện đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn thông tin theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
➨ Điều kiện đối với NSDLĐ và NLĐ khi giao kết HĐLĐ điện tử (2)
NSDLĐ và NLĐ tham gia giao kết HĐLĐ điện tử phải bảo đảm đáp ứng các điều kiện về giấy tờ sau đây:
➧ Đối với NLĐ và NSDLĐ là cá nhân:
- Thẻ căn cước công dân (CCCD)/thẻ căn cước/căn cước điện tử/giấy chứng nhận căn cước/tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2/hộ chiếu (passport) còn thời hạn sử dụng.
- Thị thực nhập cảnh còn thời hạn/giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (nếu cá nhân là người nước ngoài).
➧ Đối với NSDLĐ là tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, hợp tác xã (HTX), hộ gia đình:
- Giấy tờ pháp lý của đơn vị sử dụng lao động, bao gồm 1 trong các loại giấy tờ sau:
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của đơn vị sử dụng lao động, bao gồm:
- Thẻ CCCD/thẻ căn cước/giấy chứng nhận căn cước/tài khoản định danh VNeID mức độ 2/hộ chiếu còn thời hạn sử dụng.
- Thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (nếu cá nhân là người nước ngoài).
Lưu ý:
Việc thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử phải có chữ ký số hợp lệ và áp dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
➨ Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract
Nhà cung cấp eContract tham gia vào quá trình giao kết HĐLĐ điện tử phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Có hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại nội dung (1) nêu trên.
- Có giải pháp, công nghệ phục vụ các công việc sau:
- Kiểm tra, thu thập, đối chiếu, bảo đảm sự trùng khớp giữa thông tin nhận diện của tổ chức, cá nhân và dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (*) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân được quy định tại nội dung (2) nêu trên.
- Bảo đảm định danh chính xác chủ thể và tiến hành xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Ghi chú:
(*): Dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân bao gồm các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đó, có tỷ lệ trùng nhau thấp và khó làm giả (ví dụ: vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác).
➣ Xem thêm:
2.2. Phương thức thực hiện giao kết hợp đồng điện tử
Tại Khoản 4 Điều 6 Nghị định này quy định về phương thức giao kết hợp đồng lao động điện tử như sau:
- Được tạo lập trên eContract.
- Được tạo lập, xác thực định danh các chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử.
- Hợp đồng được ký số bởi các chủ thể giao kết và gắn kèm dấu thời gian theo quy định.
- Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu vào HĐLĐ điện tử trên eContract, bảo đảm đáp ứng các điều kiện về eContract đã nêu tại nội dung (1).
Sau khi bên cuối cùng ký hợp đồng, trong vòng 24 giờ, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi HĐLĐ điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
3. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất việc ký số và dấu thời gian gắn kèm cùng chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng lao động điện tử.
Trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực thì thực hiện theo thỏa thuận đó.
4. Chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ bằng văn bản giấy và HĐLĐ điện tử
Việc chuyển đổi giữa HĐLĐ bằng văn bản giấy và HĐLĐ điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, cụ thể gồm các nội dung sau:
- Quá trình chuyển đổi giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ bằng văn bản giấy được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Chủ thể tham gia giao kết HĐLĐ bằng văn bản phải được thực hiện xác thực theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- HĐLĐ điện tử được chuyển đổi phải do người có thẩm quyền của NSDLĐ ký số để xác nhận nội dung chuyển đổi là chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.
- Hợp đồng lao động điện tử phải được gắn ID theo quy định sau khi hoàn tất chuyển đổi.
- HĐLĐ điện tử khi được chuyển đổi sang HĐLĐ bằng văn bản giấy phải tuân thủ quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
- Hợp đồng lao động sau khi được chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý tương đương bản gốc khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
➣ Xem thêm:
Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động điện tử kể từ ngày 01/07/2026.
Ngày 01/07/2026 được xác định là mốc thời gian áp dụng thống nhất các quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đồng thời là thời hạn chậm nhất để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được chính thức đưa vào vận hành (theo quy định tại Điều 28 Nghị định này).
➧ Như vậy:
Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử là quyền lựa chọn của các bên nhằm tăng tính thuận tiện trong quản lý nhân sự, lưu trữ, tra cứu và thực hiện các thủ tục hành chính, không phải là nghĩa vụ bắt buộc đối với người sử dụng lao động và người lao động.
Lưu ý:
➧ Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực và đến thời điểm Nghị định này có hiệu lực mà hợp đồng vẫn còn thời hạn thì:
- Hợp đồng tiếp tục được thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử cho đến khi hợp đồng hết hạn.
- Giá trị pháp lý của hợp đồng này không thay đổi và tương đương với hợp đồng lao động điện tử có đáp ứng đầy đủ điều kiện và phương thức theo quy định của Nghị định này.
➧ Đối với hợp đồng lao động điện tử được xác lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực nhưng đến thời điểm Nghị định này có hiệu lực mà hợp đồng vẫn chưa thực hiện xong thì:
- Hợp đồng tiếp tục được thực hiện tuân theo quy định pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.
- Trường hợp các bên thống nhất lựa chọn áp dụng quy định của Nghị định này thì thực hiện theo thỏa thuận đó.
VI. Các câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
HĐLĐ điện tử là HĐLĐ được giao kết, thiết lập thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
2. Chủ thể nào tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử?
Chủ thể tham gia giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử gồm:
- NSDLĐ và NLĐ có thẩm quyền giao kết HĐLĐ theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Nhà cung cấp eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
➣ Xem chi tiết: Chủ thể tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
3. Cần đáp ứng những điều kiện nào để giao kết hợp đồng lao động điện tử?
Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử gồm:
- Điều kiện đối với việc giao kết HĐLĐ điện tử thông qua eContract.
- Điều kiện đối với NSDLĐ và NLĐ khi giao kết HĐLĐ điện tử.
- Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract.
➣ Xem chi tiết: Điều kiện thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử.
4. Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử cần tuân thủ theo nguyên tắc chung nào?
Dưới đây là các nguyên tắc chung khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử:
- Việc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử phải đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định này và các quy định pháp luật liên quan về lao động, an toàn thông tin mạng, giao dịch điện tử, dữ liệu, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- HĐLĐ điện tử phải được gửi cho NSDLĐ và NLĐ dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận của các bên.
- Việc sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế cho HĐLĐ bằng văn bản giấy được khuyến khích sử dụng trong hoạt động quản trị nhân sự của NSDLĐ và trong việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến HĐLĐ.
➣ Xem chi tiết: Nguyên tắc chung khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
5. Từ ngày 01/07/2026, ký hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
Không. Pháp luật không quy định bắt buộc các bên phải ký hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026 mà đây là mốc thời gian áp dụng thống nhất các quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đây cũng là thời hạn chậm nhất để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức đi vào vận hành.
➣ Xem chi tiết: Ký hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
6. Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm nào?
HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất việc ký số, dấu thời gian gắn kèm với chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng và thông điệp dữ liệu của hợp đồng được nhà cung cấp eContract chứng thực (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác).
7. Có được chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và hợp đồng lao động điện tử không?
Được. Pháp luật cho phép chuyển đổi qua lại giữa HĐLĐ bằng văn bản giấy và HĐLĐ điện tử, với điều kiện việc chuyển đổi được thực hiện đúng theo các quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
—
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Tín Minh theo hotline 0983.081.379 (Miền Bắc), 0933.301.123 (Miền Trung) hoặc 090.884.2012 (Miền Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng.